Worldwide: CONVINUS Global Mobility Alert - Week 14.2023

Month-Special

Compliance for internationally working employees - Key factors to consider

Working across international borders and frequent business trips combined have become the norm for globally operating companies. Be it for long-term assignments, to tap new markets, to build up know-how abroad, or even just for short business trips overseas.

Risk awareness in companies and the closer integration of authorities have led to increased demands for compliance in business travel. Whereas it used to be possible to generously disregard the need to obtain a business visa and simply enter the country on a tourist visa, those days are long gone. At least for companies that value compliance and want to reduce their liability risks.

There are plenty of legal pitfalls surrounding the international posting of employees. In the following article, we will show you the main compliance challenges for internationally working employees - without getting lost in the specific legal details.

Income taxes

Most HR and Global Mobility managers are probably aware that they need to pay attention to tax issues when working abroad. But the question is: how much? - It depends entirely on the individual case. Does the employee travel abroad on business for just a few days? Does he go abroad for a few weeks or even months? Does he regularly work abroad and is now coming to the company headquarters for a few days for meetings?

For all of these questions, both the specific situation of the employee and internal company aspects must be taken into account. Where is the employee's center of life? Where are the salary costs charged to? - These and many other questions must be answered to determine the employee's tax liability in the home country and abroad. After all, only when the entire background has been clarified can the correct conclusions be drawn concerning the employee's tax liability and any obligations on the part of the company (e.g. withholding taxes).

Social security

The issue of social security for international employee assignments is increasingly coming out of the dark. Many companies are more aware of the high liability risk associated with inadequate social security coverage, which means that nowadays there is a growing focus on ensuring that employees are properly covered by social security.

Global Mobility and HR managers with internationally active employees are also aware that obtaining A1 certificates has become a must for business trips within the EU as well. This annoying, but essential administrative step has meant that companies are now much better informed about the international travel activities of their employees.

Work Permits & Visas

For long or regular international postings, it is obvious that work permits and visas must be obtained. For business trips and short foreign assignments, the effort can be considered about the duration of the trip. It is, therefore, not surprising that pragmatic solutions are often sought here.

Nonetheless, companies are required to ensure that the correct permits and visas are obtained - even for short periods abroad. On the one hand, this means more work for HR managers and employees. On the other hand, this is the only way to significantly reduce the risk for the company.

Reporting procedures

The registration procedures in the European Union are a relatively new phenomenon, which is still far from being implemented correctly in all companies. For business trips within Europe, the so-called reporting procedures often have to be carried out (in addition to obtaining the A1 certificate)

However, the EU-wide regulation has been interpreted and implemented very differently by individual countries. While some countries are relatively relaxed about the reporting procedures and grant generous exemptions (e.g. Germany), other countries are notorious for their strict handling and rigorous penalties (e.g. France or Austria).

In terms of compliance for international employee assignments, it is, therefore, important to continue to keep an eye on developments in reporting procedures in the EU area and to implement them correctly, even for short business trips.

Labor law

In principle, there is a free choice of law - provided there is a connection to the place of work. However, if the employee is posted abroad or works permanently "remotely" abroad, the mandatory provisions of the foreign labor law must also be applied. The same applies to any more favorable regulations compared to the chosen law.

In the case of international employee assignments, it is, therefore, unavoidable to deal with at least 2 legal systems. Sometimes regulatory gaps or contradictions remain that are not easily identifiable or resolvable. HR managers should be aware of this risk and react appropriately in the event of legal disputes involving foreign countries. It is advisable to seek support at a good time.

Remuneration

When employees from Switzerland are sent abroad, there tends to be no risk regarding being compliant with the foreign minimum wage due to the high Swiss wage level. In contrast, when employees are assigned to work in Switzerland, it must often be expected that they will be paid a supplement for the days they work in Switzerland to comply with the Swiss minimum wage regulations (for work permit reasons).

Nevertheless, there are several other regulations to consider when employees are assigned to work abroad. For example, some countries provide mandatory retention by the employer that must be paid to the employee at the end of employment. These accruals can represent a significant salary supplement and should, therefore, be considered when determining compensation.

Permanent establishments

In times of "remote work", the issue of permanent establishments is coming more and more into focus. Many companies are aware that they could potentially have a permanent establishment risk if employees work permanently abroad. However, this permanent establishment risk is often ignored or not clarified in detail.

From a compliance perspective, it is advisable to at least restrict the scope of negotiations and prohibit local employees from concluding contracts abroad. This does not eliminate the permanent establishment risk, but it at least reduces it somewhat.

Conclusion

Compliance in the context of international work and postings remains difficult. Increasing globalization, changes in work behavior (e.g. workstation), and remote work are further increasing the demands on companies to implement employee postings abroad in a legally compliant manner.

This requires not only greater expertise in HR departments but also an awareness of the compliance risks associated with foreign assignments and business travel at the employee level.

In addition, the appropriate structures must be created within the company to be able to properly map the multitude of foreign assignments and to be able to take the right steps concerning taxes, social insurance, work permits, and the like.

To ensure compliance with international workforce mobility, companies should, therefore, promote awareness of the issues among their employees and request support from specialized partners in complex cases.

Monats-Spezial

Compliance-Aspekte bei internationalen Mitarbeitereinsätzen

International tätige Unternehmen kommen heute kaum mehr ohne den grenzüberschreitenden Einsatz von Mitarbeiter aus. Sei es für langfristige Entsendungen, um neue Märkte zu erschliessen, um Know-how im Ausland aufzubauen oder auch nur für kurze Auslands-Geschäftsreisen.

Das Risikobewusstsein in den Unternehmen und die engere Vernetzung der Behörden führten zu erhöhten Ansprüchen an die Compliance bei Geschäftsreisen. Konnte man früher mal grosszügig über die Einholung eines Geschäftsreisevisums hinwegsehen und nur mit einem Touristenvisum einreisen, sind diese Zeiten längst vorbei. Zu mindestens für Unternehmen, die Wert auf Compliance legen und ihre Haftungsrisiken reduzieren wollen.

Den Auslandseinsatz von Mitarbeitern umgeben jede Menge rechtliche Fallstricke. Im nachfolgenden Beitrag zeigen wir Ihnen die wesentlichen Herausforderungen in Bezug auf Compliance-Themen bei internationalen Mitarbeitereinsätzen auf, ohne uns dabei in den konkreten rechtlichen Details zu verlieren.

Steuern

Den meisten Personal- und Global Mobility Verantwortlichen dürfte bewusst sein, dass sie den Steuerthemen bei Auslandseinsätzen Aufmerksamkeit schenken müssen. Die Frage ist jedoch: Wieviel? Hier kommt es ganz auf den Einzelfall an. Reist der Mitarbeiter nur für ein paar Tage auf Geschäftsreise ins Ausland? Geht er für einige Wochen oder gar Monate ins Ausland? Arbeitet er regelmässig im Ausland und kommt nun für einige Tage zu Besprechungen an den Firmensitz?

Bei all diesen Fragestellungen müssen sowohl die konkrete Situation des Mitarbeiters als auch unternehmensinterne Aspekte berücksichtigt werden. Wo ist der Lebensmittelpunkt des Mitarbeiters? Wohin werden die Gehaltskosten weiterbelastet? – Diese und noch viele andere Fragen müssen beantwortet werden, um die Steuerpflicht des Mitarbeiters im In- und Ausland bestimmen zu können. Denn erst, wenn der gesamte Hintergrund geklärt ist, können die richtigen Schlüsse in Bezug auf die Steuerpflicht des Mitarbeiters und etwaige Pflichten des Unternehmens (z.B. Einbehalt von Quellensteuern) abgeleitet werden.

Sozialversicherungen

Die Sozialversicherungsthematik bei internationalen Mitarbeitereinsätzen tritt immer mehr aus ihrem Schattendasein hervor. Vielen Unternehmen ist das hohe Haftungsrisiko bei unzureichender Deckung durch die Sozialversicherungen zunehmend bewusst, so dass heutzutage entsprechend mehr Fokus auf die richtige Sozialversicherungsunterstellung und Absicherung der Mitarbeiter gelegt wird.

Global Mobility und HR-Verantwortlichen mit international tätigen Mitarbeitern ist es zudem klar, dass die Einholung der A1-Zertifikate bei auch bei Geschäftsreisen innerhalb der EU zu einem Muss geworden ist. Dieser lästige, aber unentbehrliche administrative Schritt führte dazu, dass Unternehmen heute deutlich besser über die internationalen Reisetätigkeiten ihrer Mitarbeiter informiert sind.

Arbeitsbewilligungen & Visa

Bei langen oder regelmässigen Auslandseinsätzen ist es offensichtlich, dass Arbeitsbewilligungen und/ oder Visa eingeholt werden müssen. Bei Geschäftsreisen und kurzen Auslandseinsätzen kann der Aufwand im Verhältnis zur Dauer der Reise erheblich sein. Daher ist es nicht verwunderlich, dass hier oft nach pragmatischen Lösungen gesucht wird.

Nichtsdestotrotz sind Unternehmen angehalten, auch bei kurzen Einsätzen im Ausland für die richtigen Bewilligungen und Visa zu sorgen. Dies bedeutet zwar einerseits einen erhöhten Aufwand für die HR-Verantwortlichen und Mitarbeiter. Andererseits wird nur so das Risiko für das Unternehmen deutlich reduziert.

Meldeverfahren

Die Meldeverfahren im europäischen Raum sind eine relativ neue Erscheinung, die noch längst nicht in allen Unternehmen richtig umgesetzt wird. Bei Geschäftsreisen innerhalb Europas müssen oftmals (neben der Einholung der A1- Bescheinigung) die sogenannten Meldeverfahren vorgenommen werden.

Die EU-weite Regelung wurde von den einzelnen Ländern jedoch sehr unterschiedlich interpretiert und umgesetzt. Während einige Länder die Meldeverfahren relativ entspannt angehen und grosszügige Ausnahmen gewähren (z.B. Deutschland), sind andere Länder für ihre strenge Handhabung und rigorosen Strafen berühmt-berüchtigt (z.B. Frankreich oder Österreich).

In Bezug auf die Compliance bei internationalen Mitarbeitereinsätzen gilt es daher, die Entwicklung bei den Meldeverfahren im EU-Raum weiterhin im Blick zu haben und auch bei kurzen Geschäftsreisen richtig umzusetzen.

Arbeitsrecht

Grundsätzlich besteht freie Rechtswahl - vorausgesetzt es ist ein Bezug zum Arbeitsort vorhanden. Wenn der Mitarbeiter jedoch ins Ausland entsandt wird oder dauerhaft remote" im Ausland arbeitet, sind auch die zwingenden Bestimmungen des ausländischen Arbeitsrechts anzuwenden. Gleiches gilt für etwaige vorteilhaftere Regelungen gegenüber dem gewählten Recht.

Bei internationalen Mitarbeitereinsätzen ist es daher unvermeidbar, sich mit mindestens 2 Rechtssystemen auseinanderzusetzen. Manchmal bleiben Regelungslücken oder Widersprüche bestehen, die nicht so einfach erkennbar oder auflösbar sind. Personalveranwortliche sollten sich dieses Risikos bewusst sein und bei Rechtsstreitigkeiten mit Auslandsbezug entsprechend sensibel reagieren und zudem rechtzeitig Unterstützung beiziehen.

Vergütung

Bei Einsätzen von Mitarbeitern aus der Schweiz im Ausland besteht aufgrund des Schweizer Lohnniveaus tendenziell kein Risiko in Bezug auf die Einhaltung eines Mindestlohns im Ausland. Im Gegenzug muss bei Einsätzen in der Schweiz oftmals damit gerechnet werden, dass die Mitarbeiter für die Arbeitstage in der Schweiz einen Zuschlag erhalten müssen, um den Schweizer Mindestlohnvorschriften (für die Bewilligung) Genüge zu tun.

Dennoch gibt es bei Auslandseinsätzen von Mitarbeitern noch eine Reihe von anderen Vorschriften zu beachten. So sehen beispielsweise einige Länder verpflichtende Rücklagen durch den Arbeitgeber vor, die dem Mitarbeiter beim Anstellungsende zwingend ausgezahlt werden müssen. Diese Rücklagen können einen erheblichen Gehaltszuschuss darstellen und sollten daher bei der Vergütungsfindung berücksichtigt werden.

Betriebsstätten

In Zeiten von Remote Work" gelangt die Betriebsstättenthematik immer mehr in den Fokus. Vielen Unternehmen ist es bewusst, dass sie potentiell ein Betriebsstättenrisiko haben könnten, wenn Mitarbeiter dauerhaft im Ausland arbeiten. Oftmals wird dieses Betriebsstättenrisiko jedoch ignoriert bzw. nicht näher abgeklärt.

Aus Compliance-Gesichtspunkten empfiehlt sich zumindest die Einschränkung des Verhandlungsrahmens und das Verbot von Vertragsabschlüssen im Ausland durch ortsansässige Mitarbeiter. Damit ist das Betriebsstättenrisiko zwar noch längst nicht behoben, aber zu mindestens etwas reduziert.

Fazit

Compliance bei internationalen MiC

Dies erfordert nicht nur umfangreicheres Fachwissen in den Personalabteilungen, sondern auch ein Bewusstsein für die Compliance-Risiken bei Auslandseinsätzen und Geschäftsreisen auf Mitarbeiterebene.

Zudem müssen die entsprechenden Strukturen im Unternehmen geschaffen werden, um die Vielzahl von Auslandseinsätzen richtig abbilden zu können und um die richtigen Schritte in Bezug auf Steuern, Sozialversicherungen, Arbeitsbewilligungen und dergleichen mehr einleiten zu können.

Um die Compliance bei internationalen Mitarbeitereinsätzen sicherzustellen, sollten Unternehmen folglich das Problembewusstsein bei ihren Mitarbeitern in Bezug auf diese Thematik fördern und bei komplexen Fällen Unterstützung durch spezialisierten Partner anfordern.

Dies erfordert nicht nur umfangreicheres Fachwissen in den Personalabteilungen, sondern auch ein Bewusstsein für die Compliance-Risiken bei Auslandseinsätzen und Geschäftsreisen auf Mitarbeiterebene.

Zudem müssen die entsprechenden Strukturen im Unternehmen geschaffen werden, um die Vielzahl von Auslandseinsätzen richtig abbilden zu können und um die richtigen Schritte in Bezug auf Steuern, Sozialversicherungen, Arbeitsbewilligungen und dergleichen mehr einleiten zu können.

Um die Compliance bei internationalen Mitarbeitereinsätzen sicherzustellen, sollten Unternehmen folglich das Problembewusstsein bei ihren Mitarbeitern in Bezug auf diese Thematik fördern und bei komplexen Fällen Unterstützung durch spezialisierten Partner anfordern.

To view the full article, click here.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.