Şirket iç soruşturmaları, organizasyonların, rüşvet, yolsuzluk, taciz gibi çeşitli yasa dışı veya etik kurallara aykırı faaliyetlerin tespiti ve sorumluların belirlenmesi adına kullanılan önemli bir araçtır. Mülakat ve soruşturma tekniklerinin etkin ve ustalıkla kullanılması her bir soruşturmanın olmazsa olmazı ve soruşturmanın nihai başarısına doğrudan etki eden etmenlerden biridir.
Süreç boyunca yapılacak mülakatlar öncesinde soruşturma konusu hakkında kapsamlı bir planlama yapılmalı ve soruşturmacılar yapılacak mülakatlar sırasında daha önceden bilgi sahibi oldukları vakıalara tam hakim olmalıdırlar. Planlama aşamasında harcanan zamanın verimli geri dönüşü mülakat ve raporlama sürecinde alınacaktır. Soruşturmacılar, konuyu tüm yönleriyle incelemeli ve ayrıntıları göz ardı etmemelidir. Yüzeydeki bilgilerin ötesine geçerek, altta yatan nedenleri tespit etmeye çalışmalı ve soruşturmayı ilgilendiren teknik konularda mülakatlar öncesinde bilgi sahibi olmalıdırlar. Her ne kadar soruşturmaya ve mülakatlara hazırlık sürecinde titiz davranılması gerekse de her soruşturma derhal ele alınmalı ve taraflarla yapılacak mülakatlar ertelenmemelidir. Bu sebeple hazırlık sürecinin zamanlaması soruşturmanın etkinliği açısından iyi ölçülmelidir.
Görüşmelerin gerçekleştirilmesinden önce mülakat ortamı önceden hazırlanmalı, kimlerle mülakat yapılacağına, bu kişiler arasında nasıl bir sıralama izleneceğine görüşmenin nerede yapılacağına, mekanın fiziki koşullarının uygun olup olmadığına kadar birçok detay tek tek değerlendirilmelidir.
Mülakat yapılacak kişilere hangi konularda sorular sorulacağı, kendileriyle soruşturma ekibinin o aşamada ulaşmış olduğu hangi bilgilerin paylaşılıp, hangilerinin paylaşılmaması gerektiği ve nasıl bir akış izleneceği önceden planlanmalıdır. Mülakat sırasında sorulacak soruların genelden özele doğru ilerlemesi ve mümkün olduğunca açık uçlu olması birçok yönden tercih sebebidir. Genelden özele bir sıralama takip edilmesi mülakatın başlarında kişinin davranışlarını ve sorulara verdiği tepkileri gözlemlemek ve kişinin yöneltilen sorulara olabildiğince rahat ve içten yanıt vermesini sağlayacak bir iletişim bağı oluşturulmak için bir fırsat sunmaktadır. Açık uçlu sorular ise yanıtın soruya bağlı olmamasını ve kişinin soruya olabildiğince serbest şekilde yanıt vermesini sağlamaktadır.
Mülakatta sorgulayıcı bir yaklaşım benimsemek ve gereken yerde tamamlayıcı soruları yöneltebilecek şekilde mülakat yapılan kişinin verdiği yanıtları ve tepkilerini dikkatli biçimde takip etmek kritik önem taşır. Bu çerçevede, mülakatta sorulacak soruların önceden hazırlanması tercih edilebilir ancak soruşturmacılar mülakatın akışına göre gerekli gördükleri yerde esnek davranmaktan ve önceden hazırlanan listenin veya konuların dışına çıkmaktan çekinmemelidirler.
Mülakatlarda soruşturmacıların soruları anlaşılır bir biçimde sorması ve nazik, sabırlı bir tavır sergilemesi kişilerin işbirliği yapma eğilimini de artıracaktır. Ancak sözsüz iletişimden de yararlanılması ve vücut dili ile ilgili bazı hususlara özen gösterilmesi şarttır. Örneğin, not tutarken dahi göz temasının olabildiğince korunması, not tutmak için mülakat yapılan kişinin sözünün kesilmemesi veya not edilen hususlara ilişkin duyguların dışa vurulmaması mülakattan alınan verimi artırabilecek esaslardır. Ayrıca mülakat boyunca görüşülen kişinin kişisel alanına girmekten veya fiziksel temasta bulunmaktan kaçınmaya, insani ve kişisel ihtiyaçlarını karşılayabilmesine önem gösterilmelidir. Mülakat sırasında hukuka aykırılık teşkil edebilecek her türlü davranıştan kaçınılmalıdır.
Soruşturmacılar tüm kişilere karşı tarafsız olmalı ayrıca mülakata katılan kişilerin gizlilik ilkesine, tüm soruşturma süreci ve hatta sonrasında, riayet edeceğinden emin olmalıdırlar. Bu amaçla mülakatın giriş kısmında mülakata katılan kişilere uymaları gereken kural ve ilkeleri ve sürece katkıda bulunmalarını teşvik edecek prensipleri hatırlatmaları faydalı olacaktır. Aynı hatırlatmalar, ilgili olduğu ölçüde kapanış kısmında da yapılabilir. Mülakatın karşılıklı iyi niyet ve saygı kuralları çerçevesinde yürütülmesi ve noktalanması önemlidir zira aynı kişiyle tekrar görüşme ihtiyacı doğabilir.
Mülakatlar sırasında, yapılacak raporlamanın etkinliği açısından toplantı notlarının tutulması da faydalı olacaktır. İspat kolaylığı ve görüşmelerin kayıt altına alınması amacıyla toplantı notlarının taraflarca imzalanarak tutanak haline getirilmesi de mümkündür. Bu konudaki hareket tarzı soruşturma bazında, risk ve faydaları dikkate alınarak değerlendirilmelidir.
Şirket iç soruşturmaları, bir organizasyonun etik ve uyum kültürünün gelişmesine katkı sağlayan ve bu konulardaki hassasiyetini gösteren önemli bir süreçtir. Bu sürecin en temel başlıklarından biri olan mülakatların başarılı bir şekilde yürütülmesi için iç soruşturmaların alanında uzman soruşturmacılar tarafından yürütülmesi ve planlama, tarafsızlık, gizlilik ve açık iletişim gibi konuların hassasiyetle gözetilmesi gerekmektedir. Bu yaklaşım şirketin risk yönetiminde etkili bir mücadeleyi sergileyebilmesine, iç soruşturmalarının doğru ve adil sonuçlara ulaşmasına yardımcı olacaktır. İç soruşturma sürecinin hiç veya gerektiği gibi yerine getirilmemesi ise şirketteki uyum kültürüne ve şirket itibarına zarar verebileceği gibi daha büyük riskleri de beraberinde getirebilir.
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
