MGC Legal ekibinin kaleme aldigi isbu "Elektronik Imza ile Bordro Imzalama" baslikli makalemizi okumaniza sunariz.

Geleneksel is dünyasinin fiziksel belge ve kagit tabanli süreçleri, yavas yavas yerini dijitallesmeyle birlikte daha etkin ve hizli elektronik süreçlere birakmaktadir. Bu süreçlerin basinda da bordro yönetimi gelmektedir. Bordro yönetimi, bir isletmenin en kritik ve hassas alanlarindan biridir ve hiz, güvenilirlik, dogruluk gerektirir. Bu sürecin dijitallesmesi ve otomatiklesmesi, isletmeler için büyük kolaylik ve verimlilik saglar.

Elektronik Imzanin Türk Hukukunda Yeri Nedir?

Son yillarda birçok alanda kullanilmaya baslayan elektronik imzanin hukuki niteligi 5070 sayili Elektronik Imza Kanunu'nda (Kanun) düzenlenmistir. Kanun'un 3. maddesinin b bendinde elektronik imza;

''Baska bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantiksal baglantisi bulunan ve kimlik dogrulama amaciyla kullanilan elektronik veriyi, ifade eder.''

Seklinde tanimlanmistir. Ayni Kanun'un 4. maddesinde ise güvenli elektronik imza;

a) Münhasiran imza sahibine bagli olan,

b) Sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza olusturma araci ile olusturulan,

c) Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliginin tespitini saglayan,

d) Imzalanmis elektronik veride sonradan herhangi bir degisiklik yapilip yapilmadiginin tespitini saglayan, elektronik imzadir.

Seklinde asli unsurlari sayilarak ifade edilmistir.

Baskaca kanunlarda da elektronik imza konusunda düzenlemeler bulunmakta olup; bazi kanunlardaki hükümler de elektronik imza konusunda kiyasen uygulama alani bulabilecektir.

Ilgili düzenlemelerden de görülecegi üzere, elektronik imza ve güvenli elektronik imza Kanun maddelerinde ayri ayri düzenlenmis olup; güvenli elektronik imzaya baglanan sonuçlar ile elektronik imzaya baglanan sonuçlar arasinda da farkliliklar bulunmaktadir. Bu farkin temel nedeni, güvenli elektronik imza olusturan araçlarin siradan elektronik imza olusturan araçlardan farkli olmasidir.

Güvenli elektronik imzanin ilgili farklarini da su sekilde siralayabiliriz:

  • Güvenli elektronik imza, üzerinde kayitli olan elektronik imza olusturma verilerinin araç disina hiçbir biçimde çikarilamamasini ve gizliligini,
  • Üzerinde kayitli olan elektronik imza olusturma verilerinin, üçüncü kisilerce elde edilememesini, kullanilamamasini ve elektronik imzanin sahtecilige karsi korunmasini,
  • Imzalanacak verinin imza sahibi disinda degistirilememesini ve bu verinin imza sahibi tarafindan imzanin olusturulmasindan önce görülebilmesini saglamaktadir.

Ayrica, güvenli elektronik imza kullanmak için gerekli olan nitelikli elektronik sertifika sadece Bilgi Teknolojileri Kurumu'nun belirlemis oldugu elektronik sertifika hizmet saglayicilarindan temin edilebilmektedir.

Ücret Bordrosunun Türk Hukukunda Yeri Nedir?

4857 sayili Is Kanunu'nda ücret bordrosu madde 37'de düzenlenmis olup ilgili madde hükmü su sekildedir;

Madde 37 – Isveren isyerinde veya bankaya yaptigi ödemelerde isçiye ücret hesabini gösterir imzali veya isyerinin özel isaretini tasiyan bir pusula vermek zorundadir. Bu pusulada ödemenin günü ve iliskin oldugu dönem ile fazla çalisma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asil ücrete yapilan her çesit eklemeler tutarinin ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çesit kesintilerin ayri ayri gösterilmesi gerekir. Bu islemler damga vergisi ve her çesit resim ve harçtan muaftir.

Ilgili maddenin ilk bendinde isçiye verilecek hesabi gösterir pusulanin imzali veya is yerinin özel isaretini tasiyor olmasi gerektigi hüküm altina alinmistir. Ücret bordrolarinin sekli ve geçerliligine iliskin tek kanun hükmü bu olmamakla birlikte, 5510 sayili Sosyal Sigortalar ve Genel Saglik Sigortasi Kanunu'nda:

Madde 102/5 – Isverenler tarafindan ibraz edilen aylik ücret tediye bordrosunda; isyerinin sicil numarasi, bordronun iliskin oldugu ay, sigortalinin adi, soyadi, sigortalinin sosyal güvenlik sicil numarasi, ücret ödenen gün sayisi, sigortalinin ücreti, ödenen ücret tutari ve ücretin alindigina dair sigortalinin imzasinin bulunmasi zorunludur. Belirtilen unsurlardan herhangi birini ihtiva etmeyen (imza sarti yönünden makbuz mukabilinde veya banka kanaliyla yapilan ödemeler hariç) ücret tediye bordrolari geçerli sayilmaz ve her bir geçersiz ücret tediye bordrosu için aylik asgari ücretin yarisi tutarinda, idari para cezasi uygulanir.

Denilerek bordrolarin sekil sartlarina uyulmamasi durumunda idari para cezasi uygulanacagi hüküm altina alinmistir.

Ayni zamanda, 213 sayili Vergi Usul Kanunu'nda su ifadelere yer verilir:

Madde 238 – Isverenler her ay ödedikleri ücretler için (ücret bordrosu) tutmaya mecburdurlar. Gelir Vergisi Kanunu'na göre vergiden muaf olan ücretlerle diger ücret (...) üzerinden vergiye tabi hizmet erbabina yapilan ücret ödemeleri için bordro tutulmaz.

Ücret Bordrosu ve Imzalanmasinin Hukuki Durumu Nedir?

Isverenin isçiye yaptigi is karsiliginda yaptigi ödemeyi, bütün vergi ve kesintilerle beraber gösteren ve isçinin çalistigi süre boyunca sistematik ve dönemsel olarak düzenlenen belgeye maas bordrosu veya ücret bordrosu adi verilir.1

Banka araciligi ile ücret ödemesi durumunda yukarida idari para cezasi yaptirimlari (imza yönünden eksiklik) uygulanmamaktadir.

Bilindigi üzere, 18 Kasim 2008 tarihli T.C. Resmî Gazete'de yayimlanan "Ücret, Prim, Ikramiye ve Bu Nitelikteki Her Türlü Istihkakin Bankalar Araciligi Ile Ödenmesine Dair Yönetmelik" ile is yerinde 10 ve üzeri isçi çalistiran isverenlerin ücret ödemelerini 01.01.2009 tarihinden itibaren banka araciligi ile ödeme zorunlulugu getirilmis ve bu zorunluluk 01.06.2016 tarihinden itibaren 10 isçi kuralinin 5 isçiye indirilmesi ile 5 ve üzeri isçi çalistiran is yerlerinde ücretlerin banka araciligi ile yapilmasi seklinde degistirilmistir. Yani, 01.06.2016 tarihinden itibaren 5 ve üzeri isçi çalistiran isverenler çalisanlarin ücretlerini banka kanali ile ödemek zorundadir.2

Is görme edimini yerine getiren isçiye ücret ödemekle yükümlü olan isveren bu ödeyecegi ücretin hangi kesintilerden geçtigi, bu kesintilerin oranlari, isçinin mali haklari, fazla çalisma ve sosyal yardim gibi unsurlarin yer aldigi detayli bir belgeyi düzenleyip isçisinin imzasina sunmaktadir.

Isçi tarafindan imzalanmis olan bordro kesin delil niteligindedir ve bilgilerin aksi sadece yazili delillerle ispat edilebilir bu yüzden isçi bordroyu imzalamadan önce bilgileri dikkatlice okumali ve gerekirse ihtirazi kayit da koyabilmelidir.3

Ücret bordrosunun geçerlilik sartlarindan biri isçinin imzasidir. Imzalanmayan ücret bordrosu geçerli degildir. Ancak imzali olmasi bile bordroda belirtilen ücretin ödendigi bir makbuz ya da banka hareketleriyle ispatlanabiliyorsa bordro geçerliligini korumaktadir.

Söz konusu bordrolar Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 205. maddesi geregince AKSI ISPATLANANA KADAR kesin delil niteligini tasirlar.

Nitekim, Yargitay 22. Hukuk Dairesi 2014/25804 Esas, 2015/35572 Karar sayili dosyasinda imzali olmayan ücret bordrolarinin banka kanaliyla ispatlanmasi durumunda geçerli olacagi, banka kanaliyla desteklenmedigi durumlarda AKSININ TANIK BEYANLARIYLA DA ISPATLANABILECEGINE karar verilmistir:

''Somut olayda davacinin tüm bordrolarinda tahakkuk oldugu ve davacinin daha fazla çalisma yaptigini ileri süremeyecegi gerekçesiyle davacinin bu talebi reddedilmistir. Oysa bordrolarin incelenmesinde davacinin 06/2013 ücret döneminden itibaren bordrolarda imzasi olmadigi görülmektedir. Yukarida ifade edildigi gibi bu durumda bordrolarin imzasiz oldugu dönem için tanik beyanlarina göre davacinin fazla çalisma yapip yapmadigi degerlendirilmeli ve hesaplanacak fazla çalisma ücretinden imzasiz olup da banka kanaliyla içerigi ödenen dönemlerdeki fazla çalisma tahakkuklarinin düsülmesi gerekmektedir. Eksik inceleme ve hatali degerlendirme ile davacinin fazla çalisma ücreti talebinin reddi hatalidir.''4

Isçi fazla çalisma yaptigini ispatla yükümlü olup fazla çalisma yapildigi taktirde bu fazla çalismalara ödenen ücret bordolarda gösterilmelidir. Bununla birlikte gerçekte bordroda fazla çalisma karsiligi ödenen ücret kanuni nispette ödenir gösterilse dahi gerçekte durum fakli olabilmekte ve fazla çalisma ücreti hiç ödenmemekte veyahut normal çalisma saati tutarinca ödenebilmektedir. Gerçege hilaf durumlarda isçi ücret bordrosuna ihtirazi kayit niteliginde bir serh koymali ve hakkini güvence altina almalidir. Aksi taktirde imzali ücret bordrolarinda fazla çalisma ücreti ödendigi anlasiliyorsa, isçi tarafindan gerçekte daha fazla çalisma yaptiginin ileri sürülmesi mümkün degildir. Ancak, isçinin fazla çalisma alacaginin daha fazla oldugu yönündeki ihtirazi kaydinin bulunmasi halinde, bordroda görünenden daha fazla çalismanin ispati her türlü delille yapilabilir.5

Yargitay 9. Hukuk Dairesinin 2017/4779 Esas, 2017/8122 Karar sayili dosyasinda:

''Imzali ücret bordrolarinda fazla çalisma ücreti ödendigi anlasiliyorsa, isçi tarafindan gerçekte daha fazla çalisma yaptiginin ileri sürülmesi mümkün degildir. Ancak, isçinin fazla çalisma alacaginin daha fazla oldugu yönündeki ihtirazi kaydinin bulunmasi halinde, bordroda görünenden daha fazla çalismanin ispati her türlü delille yapilabilir. Bordrolarin imzali ve ihtirazi kayitsiz olmasi durumunda, isçinin bordroda belirtilenden daha fazla çalismayi yazili belge ile kanitlamasi gerekir. Isçiye bordro imzalatilmadigi halde, fazla çalisma ücreti tahakkuklarini da içeren her ay degisik miktarlarda ücret ödemelerinin banka kanaliyla yapilmasi durumunda, ihtirazi kayit ileri sürülmemesi, ödenenin üzerinde fazla çalisma yapildiginin yazili delille ispatlanmasi gerektigi sonucunu dogurmaktadir.''6

Isçinin imzasinin bulugu bordrolar kapsaminda dahi, mahkeme tarafindan bordroda yazili hususlarin aksinin kabul edilmesi mümkündür. Zira, kimi zaman isverenler tarafindan ücret bordrolarinin kötüye kullanildigi ve isçilerin haklarini elde etmelerine engel olacak sekilde bordrolar düzenlendigi görülmektedir.

Örnegin Yargitayin yerlesik görüsüne göre, isçilerin fazla mesai ücretini talep etmesine engel olacak sekilde her ay sembolik rakamlarda fazla mesai tahakkuku bulunan ücret bordrolarinda, bordro hilesi bulundugunun kabul edilmesi gerekir. Bordro hilesinin bulundugu durumlarda gerçekte daha fazla çalisma yaptigini iddia eden isçinin, bu iddiasini her türlü delil ile ispat etmesine imkân taninmaktadir.7 Bu durumlarda elektronik imzanin delil baslangici sayilacagina iliskin görüsler de bulunmaktadir.

Ücret Bordrosunun Elektronik Imza ile Imzalanmasi

Yargitay'in yerlesik ve güncel içtihatlarinda isçinin imzasini tasiyan ücret bordrolarinin sahteligi ispat edilinceye kadar kesin delil niteliginde oldugu ve imzali ücret bordrolarinda yer alan kayitlar ancak ve ancak yazili bir delille ispat edilebilir.

Kayitli Elektronik Posta Sistemine Iliskin Usul ve Esaslar Hakkinda Yönetmelik ile Kayitli Elektronik Posta Sistemi Ile Ilgili Süreçlere Ve Teknik Kriterlere Iliskin Teblig'de KEP sistemi üzerinden gönderimi saglanan iletinin aliciya ne zaman iletildigi, gönderilen ileti ve eklerin kesin olarak tespitinin saglanmasi hususlarina iliskin usul ve esaslar düzenlenmistir.

Is Kanunu'nun 109.maddesinde isçilere yapilacak bildirimlerin yazili yapilmasi belirtilmistir ancak ücret bordrolari gibi konularin KEP sistemi üzerinden yapilmasiyla ilgili yasal mevzuatta düzenleme olmamasina ragmen engelleyici bir hüküm de bulunmamaktadir.

Isçilerin KEP sistemi kullanma zorunlulugu yoktur ancak isverenin birtakim zorunluluklari istemesi tartismali olmakla birlikte, KEP sistemi kullanilacaksa isçinin rizasi alinmasi gerektigi asikardir.8

Sonuç

Bu kapsamda sonuç olarak öncelikle elektronik imza ve güvenli elektronik imza bakimindan ayrim yapmak gerekmektedir. Yukarida belirtilen hususlar da göz önüne alindiginda güvenli elektronik imza ile elektronik imza hem imzanin olusturulmasi hem güvenlik hususu bakiminda birbirinden ayrilmakta olup güvenli elektronik imza daha güvenli ve korunmasi, kisiye özel olmasi bakimindan daha güçlü etkiye sahiptir.

Ücret bordrolarinin imzalanmasi daha çok isverenlere fayda saglamaktadir. Islak imza almanin güç oldugu durumlarda, elektronik imza imkâni düsünülmeli, özellikle elektronik imzanin cep telefonlari ile kullanimin mümkün kilan mobil imzadan yararlanilmalidir.9

Ancak, yukarida yaptigimiz açiklamalar ve doktrin ile Yargitay kararlari dikkate alindiginda ücret bordrolarinin elektronik imza ile imzalanmasi hususunda karar ya da düzenleme olmadigi ve bununla birlikte herhangi bir engel de bulunmadigi görülebilmektedir.

Imza ispat ve zorunluluk niteligi tasidigindan bu önemli hususun isçinin rizasi alinarak ve is akdine eklenerek yapilmasi kanimizca isabetli olacaktir. Ancak, bu hususta belirtilmesi gereken durum imzanin güvenli bir elektronik imza sayilip mahkemece kabul edilip edilmeyecegi hususudur.

Nitekim, bu konuda da henüz herhangi bir yönetmelik, teblig veya ilgili sair bir düzenleme bulunmamakta olup Mahkemeler tarafindan elektronik imzalarin kabul edilmemesi de su an için gayet muhtemeldir. Bu nedenle ilgili durumun imza saglayicisi ile görüsülüp saglayicidan imzalarin nerelerde, hangi kullanim alanlarinda kullanilacagi ve nerelerde ilgili elektronik imzaya itibar edildiginin tespiti gerekmektedir. Bu hususlarin tespiti elektronik imzalarin güvenli elektronik imzalarin sekli sartlarina benzer olup olmadigi hususunda toplanmaktadir.

Nitekim, ilgili kanun hükümlerinde de güvenli elektronik imzaya daha çok itibar edildigi görüldügünden elektronik imzanin güvenli elektronik imzanin sagladigi korumalari saglar vaziyette olmasi elektronik imzanin da itibar edilebilirligini arttiracaktir.

Elektronik imza kullanilan durumlarda bordrolarin usulüne uygun düzenlenmemesi hali ilerde görülebilecek davalarda ispat bakimindan risk teskil edebilecek olup aynin zamanda ilgili belgenin delil olarak kabul edilemeyebilecegi ve buna ek olarak usulsüzlük cezasi ve idari para cezalari uygulanabilecegi de unutulmamalidir.

Kaynakça

  • Ücret Bordrosunun Ispat Kuvveti – (https://unalhukukburosu.com.tr/ucret-bordrosunun-ispat-kuvveti/) (E.T. 12.04.2023).
  • Is Hukuku'nda Bordronun Önemi – (https://www.tellihukuk.com/is-hukukunda-bordronun-onemi) (E.T. 12.04.2023).
  • Ücret Bordrosunda Imza Zorunlulugu – (https://iskanunu.com/sizin-sorduklariniz/ucret-bordrosunda-imza-zorunlulugu/) (E.T. 12.04.2023).
  • Bordrolarin Delil Niteligi Nedir? – (https://www.resithukuk.com/makale-detay/66542) (E.T. 12.04.2023).
  • Isçi Isveren Iliskilerinde Ücret Bordrosu vb. Belgelerin Gönderimi ve Imzalanmasi Sürecinde KEP Sisteminin Kullanilmasi – (https://www.taskinsimsek.com/isci-isveren-iliskilerinde-ucret-bordosu-vb-belgelerin-gonderimi-ve-imzalanmasi-surecinde-kep-sisteminin-kullanilmasi/) (E.T. 12.04.2023).
  • Isçiye Ücret Hesap Pusulasi ve Ücret Tediye Bordrosu Imzalatma Zorunlulugu ve Elektronik Imza Kullanimi – (https://www.burhaneray.com/Makale/1624/isciye-ucret-hesap-pusulasi-imzalatma-zorunlulugu-ve-e-imza-kullanimi) ( E.T. 12.04.2023).

Referanslar

  • 1. Ücret Bordrosunun Ispat Kuvveti – (https://unalhukukburosu.com.tr/ucret-bordrosunun-ispat-kuvveti/) (E.T. 12.04.2023).
  • 2. Ücret Bordrosunda Imza Zorunlulugu – (https://iskanunu.com/sizin-sorduklariniz/ucret-bordrosunda-imza-zorunlulugu/) (E.T. 12.04.2023).
  • 3. Is Hukuku'nda Bordronun Önemi – (https://www.tellihukuk.com/is-hukukunda-bordronun-onemi) (E.T. 12.04.2023).
  • 4. Bordrolarin Delil Niteligi Nedir? – (https://www.resithukuk.com/makale-detay/66542) (E.T. 12.04.2023).
  • 5. Is Hukuku'nda Bordronun Önemi – (https://www.tellihukuk.com/is-hukukunda-bordronun-onemi) (E.T. 12.04.2023).
  • 6. Bordrolarin Delil Niteligi Nedir? – (https://www.resithukuk.com/makale-detay/66542) (E.T. 12.04.2023).
  • 7. Ücret Bordrosunun Ispat Kuvveti – (https://unalhukukburosu.com.tr/ucret-bordrosunun-ispat-kuvveti/) (E.T. 12.04.2023).
  • 8. Isçi Isveren Iliskilerinde Ücret Bordrosu vb. Belgelerin Gönderimi ve Imzalanmasi Sürecinde KEP Sisteminin Kullanilmasi – (https://www.taskinsimsek.com/isci-isveren-iliskilerinde-ucret-bordosu-vb-belgelerin-gonderimi-ve-imzalanmasi-surecinde-kep-sisteminin-kullanilmasi/) (E.T. 12.04.2023).
  • 9. Isçiye Ücret Hesap Pusulasi ve Ücret Tediye Bordrosu Imzalatma Zorunlulugu ve Elektronik Imza Kullanimi – (https://www.burhaneray.com/Makale/1624/isciye-ucret-hesap-pusulasi-imzalatma-zorunlulugu-ve-e-imza-kullanimi) ( E.T. 12.04.2023).

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.