Turkey: Milli Savunma Bakanlığı Ve Türk Silahlı Kuvvetleri Tarafından, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu Kapsamında Yürütülen Mal Ve Hizmet Alım/İhalelerine İlişkin Esaslar

Jandarma Genel Komutanlığı ve Sahil Güvenlik Komutanlığı hariç olmak üzere Milli Savunma Bakanlığı ve Genelkurmay Başkanlığı bağlıları ile Kuvvet Komutanlıklarınca 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile bu kanunlara ait mevzuat hükümleri kapsamında yürütülen mal ve hizmet alımlarına ilişkin esaslar Milli Savunma Bakanlığı Tedarik Yönergesi "MSY 310-10 A" kapsamında düzenlenmektedir.

Bu Yönerge kapsamındaki işlemler aynı zamanda Milli Savunma Bakanlığı'nın tedarik faaliyetlerine ilişkin yürüttüğü hizmetler kapsamında da değerlendirilebilir. Bu kapsamda yürütülen tedarik faaliyetlerinin, kamu ihale mevzuatı temel ilkeleri uyarınca, ödeneği bulunmayan veya planlanmayan hiçbir mal ve hizmetin ihale faaliyetine başlanamayacağından; merkezi alımlar için tedarik faaliyeti, ihtiyaç sahibi makam tarafından tanzim edilen ve mevzuata uygun olarak onaylanan ihtiyaç bildirim formunun Milli Savunma Bakanlığına gönderilmesi ve gerekli kaynağın Milli Savunma Bakanlığına aktarılması veya ihale onay belgesinden önce kaynağın aktarılacağının yazılı olarak taahhüt edilmesi halinde;  mahalli alımlar için ise, ödeneğin ilgili birlik ve kuruma gönderilmesi veya bütçe masraf planında yer alması ile başladığı kabul edilmelidir.

Süreç ihalelerinin yapılması, sözleşmeye bağlanması, sözleşme kapsamında malın veya hizmetin teslim alınması, muayene ve kesin kabulünü takiben mevzuata uygun olarak ödeme işlemleri, garanti süresindeki diğer yasal işlemler ile teminatın iadesinin ilgili birimler tarafından yerine getirilmesi ile sonuçlanmaktadır. Tedarik faaliyetinin kaynağının belirlenmesinde ve aktarımında yürürlükteki ''Türk Silahlı Kuvvetleri Planlama, Programlama ve Bütçeleme Sistemi Yönergesi'' ve "Milli Savunma Bakanlığı Bütçe Uygulama ve Muhasebe İşlemleri Yönergesi" esas alınmaktadır.

Tedarik faaliyetleri yürürlükteki mevzuat esas alınarak merkezi ve mahalli alım şekillerine göre iki türlüdür ve Türk Silahlı Kuvvetlerinin teşkilat yapısı ve ikmal sistemine uygun olarak yürütülmektedir. Milli Savunma Bakanlığınca yürütülecek tedarik faaliyetlerinde; ilgili tedarik dairesi başkanlığınca kendi görevi kapsamındaki tedarik faaliyetlerinin yürütülmesine yönelik yasal ve idari tedbirler, yürürlükteki mevzuat kapsamında ayrıntılı olarak belirlenmekte ve bu tedbirler her yılın başında ''Tedarik Uygulama Emri'' olarak yayımlanmaktadır. Yapılan alımlara ait teknik şartnamelerde alım esas numunesine atıfta bulunulan hususlar için, tutulan bu numunelerin teknik şartname değerleri ile yürürlükteki Milli Savunma Bakanlığı Teknik Şartname Hizmetleri Yönergesine uygunluğunun sağlanması gerekmektedir. 

Yetki ve Sorumluluk

Bu kapsamda yapılan alımlarda ihale ve harcama işlemleri; ilgili mevzuat ile her yıl Milli Savunma Bakanı tarafından onaylanarak yayımlanan "Harcama Yetkilileri ve Yetkileri" dahilinde yürütülmektedir.

Harcama yetkisinin "ihale yetkisiyle sınırlı olmak üzere" destek hizmetleri birimi yöneticisine devri halinde hale onay belgesinin düzenlenmesinden başlayarak sözleşmenin imzalanması da dahil olmak üzere süreç içerisindeki tüm ihale işlemlerine ilişkin ihale yetkisi, destek hizmetleri birimi olarak kullanılan harcama birimindeki ihale yetkilisi tarafından kullanılmaktadır. Yaklaşık maliyetin belirlenmesi ve onay belgesine eklenecek şartnamelerin hazırlanması gibi ihale öncesi işlemlere esas bilgiler ise, talepte bulunan harcama birimi tarafından hazırlanabilmektedir. Ancak, bu hazırlıkların mevzuat açısından incelenerek ihaleyi yapacak olan ihale yetkilisince de uygun görülmesi gerekmektedir.

Giderin gerçekleştirilmesi ve ödeme işlemleri ise talepte bulunan harcama birimi tarafından yerine getirilmektedir. Buna göre; yapılacak alımlarda, ihale yetkililiği bulunmayan ihtiyaç sahibi harcama birimlerinin talebi üzerine tedarik bölge başkanlıkları destek hizmetleri birimi olarak kullanılabilmektedir. Tedarik bölge başkanlıklarının destek hizmetleri birimi olarak kullanılması durumunda; ihtiyaç bildirim formları ve merkezi alımlar ile ilgili olarak, Milli Savunma Bakanlığı Cari Mal ve Hizmet Tedarik Dairesi Başkanlığı tarafından alımı gerçekleştirecek tedarik bölge başkanlığına gönderilen; alıma ilişkin ihtiyaç duyulacak tüm idari ve teknik bilgilerin yer aldığı, şekli ve formatı, Milli Savunma Bakanlığı Cari Mal ve Hizmet Tedarik Dairesi Başkanlığı tarafından belirlenecek olan alım emirlerini ifade eden alım muhtıraları ile yapılan talep, ihale yetki devrini de kapsadığından, harcama birimleri tarafından ihale yetkisinin devri için ayrıca talepte bulunulmasına gerek duyulmamaktadır.

Birden fazla harcama biriminin bulunduğu garnizonlarda, harcama birimlerinden bir kısmının bünyesinde kadrolu veya Genelkurmay Başkanlığının uygun görüşü ve Milli Savunma Bakanlığının onayı ile kurulmuş ihale komisyonunun bulunmaması halinde ise bu harcama birimleri tarafından mevcut ihale komisyonlarından, destek hizmetleri birimi olarak yararlanılabilmektedir. Türk Silahlı Kuvvetleri bünyesindeki asker hastanelerine ait döner sermaye işletmelerinden elde edilen gelirler ile yapılacak olan harcamalar kapsamındaki mal ve hizmet alımlarına ait ihalelerde, bu işletmelerin bağlı olduğu harcama yetkilisinin talebi üzerine; Türk Silahlı Kuvvetleri Sağlık Komutanlığı bünyesindeki ihale komisyonları, aynı zamanda destek hizmetleri birimi olarak da kullanılabilmektedir. İhtiyaç duyulması halinde; bedeli, döner sermaye işletmelerinden elde edilen gelirlerden veya orduevi, askeri gazino, sosyal tesisler ile kantin gelirlerinden karşılanacak ihaleler de, bu işletmelerin harcama yapmaya yetkili makamları tarafından talep edilmesi üzerine, destek hizmetleri birimleri tarafından yaptırılabilmektedir.

Merkezde yapılanlar hariç olmak üzere ihale işlemlerinin ihale yetkilileri tarafından kadrolu veya Genelkurmay Başkanlığının uygun görüşü ve Milli Savunma Bakanının onayı ile teşkil edilmiş ihale komisyonları marifetiyle yürütülmesi gerekmektedir.  4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında ihale yetkilisine her bir ihale için ayrı ihale komisyonu kurma imkanı sağlamak maksadıyla Milli Savunma Bakanlığı tedarik bölge başkanlıkları kadrolu ihale komisyonları Bakan Onayı ile kaldırılmıştır. Ancak; Milli Savunma Bakanlığı tedarik bölge başkanlıklarınca destek hizmet birimi olarak görev yapmaya devam edilmektedir. Merkezi alımlar ise esas olarak Milli Savunma Bakanlığı tarafından yapılmaktadır. Ancak, araç alımları hariç olmak üzere, Milli Savunma Bakanlığınca yetki verilen merkezi alım kapsamındaki mal veya hizmetler ile 4734 sayılı Kamu İhale Kanunun 67'nci maddesine göre her yıl 22'nci maddenin d bendi için Büyükşehir Belediyesi sınırlarındaki güncellenen parasal limit çerçevesinde her türlü alım veya tedarik Milli Savunma Bakanlığı adına "Harcama Yetkilileri ve Yetkileri" dahilinde kuvvet komutanlıkları ve bağlı birliklerince yürütülebilmektedir.

Tedarik bölge başkanlıkları; Milli Savunma Bakanlığı Cari Mal ve Hizmet Tedarik Dairesi Başkanlığının izni olmadan, görevi veya sorumluluğu dışındaki hiçbir merkezi veya mahalli alım konularına ait ihale veya doğrudan temin faaliyetini yürütememektedirler.  İhale yetkilileri ise, her yıl yayımlanan "Harcama Yetkilileri ve Yetkileri" Milli Savunma Bakanı onayında belirtilen parasal sınırlar dahilindeki ihale kararlarını izin almaksızın onaylamaya yetkilidirler. İhale tutarının (KDV hariç) parasal yetki sınırları üzerinde olması durumunda, yetki sınırı yeterli olan harcama yetkilisi durumundaki sıralı amirden, ihale kararının onaylanması talepte bulunulmalıdır. İzin vermeye yetkili "Harcama Yetkilisi" tarafından, yapılacak incelemeyi müteakip bu talebe cevap verilmekte ve talebin uygun görülmesi halinde ihaleyi gerçekleştiren harcama birimindeki ihale yetkilisince, ihale kararı onaylanmaktadır.  Uygun görülmemesi halinde ise, ihaleyi gerçekleştiren harcama birimindeki ihale yetkilisi tarafından ihale iptal edilmektedir.

İhale ön izin talebi veya ihale ön izin onayı uygulaması; ihale işlemlerinin ilgili mevzuatına uygun ve belirlenen yetkiler dahilinde yürütüldüğünün hiyerarşik olarak kontrolünü ve teyidini sağlamak maksadıyla, üst yöneticilerin, iç kontrol ve ön mali kontrol alanındaki gözetim görevi çerçevesinde "bazı mali işlemleri, işlem sürecine başlanılmadan önce ön izinlerine tabi tutabilmeleri" yetkisine dayanılarak, "ön izin" mahiyetinde öngörülen tedbirin uygulanmasını kapsamaktadır.

Mal ve Hizmet Tedarikleri

Jandarma Genel Komutanlığı ve Sahil Güvenlik Komutanlığı hariç olmak üzere Türk Silahlı Kuvvetlerinin tedarik faaliyetleri kuvvet komutanlıklarının farklı teşkilat ve ikmal sistemleri dikkate alınarak,  Milli Savunma Bakanlığı ve Genelkurmay Başkanlığının uygun görüşü üzerine üst yönetici sıfatıyla Milli Savunma Bakanı tarafından verilen yetki kapsamında kuvvet komutanlıklarınca yürütülmektedir. Genelkurmay Başkanlığı bağlıları ve kuvvet komutanlıklarınca; kendilerine özgü olan teşkilat ve kuruluş yapılarına uygun olarak "ihale yetkilisi/harcama yetkilisi" görevi verilmesi istenen birlik veya kurumlar, Genelkurmay Başkanlığınca her yıl 01 Aralık tarihine kadar Milli Savunma Bakanlığına bildirilmektedir.

Tedarik ile ilgili tüm işlemlerin mevzuata uygun olarak yürütülmesi de ilgili personel ve komutanlıkların veya kurumların sorumluluğundadır. Bu tür mal ve hizmet alım ihalelerinde rekabetin sağlanması amacıyla ihalelerin kısmi teklife açık olarak yapılması esastır. Fakat aralarında doğal bir bağlantının bulunduğu ve birbirinden ayrılmasının mümkün olmadığı, birlikte tedarik edilmesinin zaruri olduğu veya teknik şartnamesine göre muayenesinin bir bütün olarak yapılmasının zorunlu olduğu ve benzeri durumlarda kısmi teklif uygulaması yapılmayabilir. Nitelik itibariyle benzer özellik taşıyan mal ve hizmet alımlarının farklı tedarik bölge başkanlıklarında yapılması durumunda ise yaklaşık maliyetin tahmin edilmesini veya açığa çıkmasını önlemek maksadıyla ihaleler, görevlendirilen tedarik bölge başkanlıklarında eş zamanlı olarak yapılabilmektedir.

Merkezi Alımlar

Merkezi alımlar; Genelkurmay Başkanlığı ve Milli Savunma Bakanlığı bağlıları ile kuvvet komutanlıklarınca merkezi olarak tedarik edilmesi talep edilen ve Milli Savunma Bakanlığınca uygun görülen; ana malzeme, sistemler ve sefer stokları, istihkak/tahsis listelerinde yer alan malzeme ve bunların üretiminde kullanılan hammaddeler ile ihtiyaç sahibi makamlarca tedarikinin Milli Savunma Bakanlığınca yapılması talep edilerek her yıl 01 Mayıs tarihine kadar Milli Savunma Bakanlığına gönderilen ve Milli Savunma Bakanlığınca yapılacak değerlendirmeyi müteakip 01 Haziran tarihine kadar yayımlanan, ertesi yıla ait merkezi alım kapsamındaki listede yer alan mal ve hizmetler ile bunlar dışında; işin özelliği, miktarı ve önemine göre yıl içerisinde ortaya çıkan ve merkezi alım kapsamına alınması Milli Savunma Bakanlığınca uygun görülen diğer mal ve hizmetleri kapsamaktadır.

Merkezi alım kapsamında Milli Savunma Bakanlığınca tedarik edilecek her türlü mal ve hizmetlerin, ihtiyaç sahibi makamlarca tespit edilerek Milli Savunma Bakanlığına bildirilmesi gerekmektedir İhtiyaçların tespitinde; malzemenin ömür devri, tedarik süreci, süreklilik gerektirip gerektirmediği, garanti süresi, stoklama imkanları, diğer kuvvetlerden sağlanıp sağlanamayacağı, depo mevcutları, bir önceki yılın sarf miktarı, muhtemel görevler, planlı tatbikatlar, konuş ve kuruluş değişiklikleri, birlik intikalleri ve kaynakların verimli kullanılmasına ait sorumluluklar ve benzeri hususların dikkate alınması gerekmekle, ihtiyaçlar, sari stratejik hedef planı veya on yıllık tedarik planı kapsamına girenler ve diğer cari alımlar olmak üzere iki grupta tasnif edilmektedir.  Sari stratejik hedef planı veya on yıllık tedarik planı kapsamına giren malzemelere ilişkin ihtiyaç bildirim formları, yürürlükteki Türk Silahlı Kuvvetleri Planlama Programlama Bütçeleme Sistemi Yönergesinde belirtilen esaslara uygun olarak Genelkurmay Başkanlığının onayını müteakip, Milli Savunma Bakanlığına gönderilmektedir. Tedarik makamı tarafından projeye ilişkin çalışmalar Genelkurmay Başkanlığı tarafından gönderilen dokümanlara istinaden başlatılmakta ve teknik şartnamesi ve alım esas bilgileri bulunmayan ve bunların ihale sürecinin başlangıcından önce hazır edilemeyeceği değerlendirilen, ArGe projeleri hariç hiçbir mal veya hizmet için ihtiyaç bildirim formu düzenlenmemektedir. İhale süreci başladıktan sonra ihtiyaç bildirim formlarında ve eklerinde değişiklik yapılmaması gerekmektedir.

Milli Savunma Bakanlığınca tedarik edilecek sari stratejik hedef planı veya on yıllık tedarik planı kapsamındaki mal ve hizmetler için; ihtiyaç sahibi makamlarca sınıf esasına göre ayrı ayrı tanzim edilen ve Genelkurmay Başkanlığınca uygun görülen ihtiyaç bildirim formları ve ekinde yer alan tedarik ile ilgili her türlü evrak  ile varsa numuneleri eklenerek, onayı müteakip her yıl 15 Aralık tarihine kadar; sari stratejik hedef planı veya on yıllık tedarik planı dışında kalan cari alım kapsamındaki teknik şartnamesi yürürlükte olan mal ve hizmetler için ise; sınıf esasına göre ayrı ayrı tanzim edilen ihtiyaç bildirim formları; ihtiyacı bildirilen malzemelere ait alım esas bilgileri ile birlikte ihtiyaç sahibi makamlarca her yıl 15 Ekim tarihine kadar doğrudan Milli Savunma Bakanlığına gönderilmelidir. İhtiyaç bildirim formları ile ihtiyacı bildirilen malzemelerin varsa alım esas numunelerinin hazır olduğunun da ayrıca teyit edilmesi gerekmektedir.

İhtiyaç bildirim formlarının Milli Savunma Bakanlığı'na gönderilmesini takiben Milli Savunma Bakanlığı Maliye Başkanlığınca; ihtiyaç bildirim formlarının kaynak durumu, on yıllık tedarik planında yer alıp almadıkları, proje numaralarının doğruluğu gibi hususlar kontrol edilmekte ve bu bilgilerin doğruluğu teyit edildikten sonra sari stratejik hedef planı veya on yıllık tedarik planında yer alanlar, Milli Savunma Bakanlığı Maliye Başkanlığına ulaştığı tarihten itibaren beş iş günü içerisinde Müsteşar Tedarik ve İnşaat Yardımcılığına gönderilmektedir. Müsteşar Tedarik ve İnşaat Yardımcılığı sorumluluğunda yürütülen Tedarik Koordinasyon Kurulu incelemesi veya kararı sonucunda uygun görülen ihtiyaç bildirim formları  her yıl 31 Ekim, sari stratejik hedef planı veya on yıllık tedarik planı kapsamındaki mal ve hizmetler için ise 31 Aralık tarihine kadar ilgili tedarik dairesi başkanlığına gönderilmekte ve ihale sonucu artan ödenekler, ihtiyaç sahibi makamlara ve Milli Savunma Bakanlığı Maliye Başkanlığına bildirilmektedir. Bu ödeneklerin tahsisinde ihtiyaç sahibi makamların talepleri dikkate alınmaktadır. Tedarik şube müdürlüklerince yapılacak değerlendirme sonucu; aynı cins mal veya hizmetlerden uygun görülenlerin birleştirilerek, aynı tedarik bölge başkanlığına görev verilecek şekilde alım muhtıraları düzenlenmektedir. Tedarik planı veya alım muhtıralarında; 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve ilgili yönetmeliklere göre aranması veya istenmesi zorunlu kalite belgeleri, teknik veya ön yeterlilik değerlendirme bilgileri, hangi fiyatın esas alınarak ihalelerin yapılacağı, ihaleye katılımda istenecek yeterlilik kuralları, yerli istekli lehine uygulanacak fiyat avantajı, ihtiyaç bildirim formu bilgileri ve varsa diğer hususlara yer verilmelidir.

Mahalli Alımlar

Mahalli alımlar merkezi alım dışında kalan her türlü mal ve hizmete ait tedarik faaliyetleri olmakla üst yönetici sıfatıyla Milli Savunma Bakanı tarafından yetkili kılınan ihale/harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilmektedir. Mahalli alımlar ihale yetkilisi bulunan birlik veya kurumların ihale komisyonları tarafından gerçekleştirilmektedir. İhale komisyonu bulunmayan birlik veya kurumlar ise mahalli alımları öncelik sırasına göre yürütülmektedir.

Bu öncelik derecelendirilmesi kapsamda ihale işlemlerinin öncelikle, kuvvet komutanlıklarınca belirlenen, kendi kuvvetine bağlı en yakın ihale komisyonu tarafından gerçekleştirilmesi esastır. İhale işlemleri, bağlı bulunulan garnizon veya ilgili birimin kendi kuvvetine ait ihale komisyonunun bulunmaması halinde diğer birimlere ait en yakın ihale komisyonu aracılığı ile yürütülmelidir. Herhangi bir ihale komisyonunca yapılan ihale sonucunda istekli bulunamaması durumunda, istekli bulunamama nedenlerinin incelenmesi ve gerekli değerlendirme ve düzenlemelerin yapılması, bunu takiben ihale dokümanlarının yeniden hazırlanması esastır.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.