Netherlands: Nieuwsbrief AVGB: ‘Accountability', ‘Privacy By Design' En ‘Privacy By Default'

Last Updated: 25 April 2017
Article by Marc Elshof, Barry Breedijk and Celine Van Es

Introductie

Deze vierde AVGB-nieuwsbrief - de eerste sinds onze fusie met Dentons - behandelt enkele (nieuwe) belangrijke beginselen inzake de verwerking van persoonsgegevens, zijnde de beginselen van accountability, privacy by design en privacy by default.

Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) zijn organisaties die persoonsgegevens verwerken in beginsel verplicht om hiervan melding te maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVGB) hoeft een verwerking van persoonsgegevens niet langer gemeld te worden. In plaats daarvan komen op organisaties grotere verantwoordelijkheden te liggen. De AVGB legt sterk de nadruk op accountability, de zogenaamde verantwoordingsplicht. Dit principe vereist dat organisaties passende technische en organisatorische maatregelen nemen om te voldoen aan de beginselen en verplichtingen uit de AVGB, en dit ook kunnen aantonen. Naar verwachting zullen de beginselen van accountability, privacy by design en privacy by default een behoorlijk effect hebben op de huidige gegevensverwerkingspraktijken van organisaties.

De AVGB verplicht organisaties om onder andere (i) een gedetailleerd register van verwerkingen bij te houden, (ii) indien van toepassing, een Privacy Impact Assessment uit te voeren en (iii) de beginselen van privacy by design en privacy by default te implementeren.

Het accountability-beginsel

Artikel 5 lid 2 AVGB introduceert het principe van accountability:

"De verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van lid 1 en kan deze aantonen (verantwoordingsplicht").

"Lid 1" verwijst naar Artikel 5 lid 1 AVGB dat de beginselen inzake de verwerking van persoonsgegevens opsomt. Conform Artikel 5 lid 1 AVGB moeten persoonsgegevens:

  • worden verwerkt op een wijze die ten aanzien van de betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant is;
  • voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en mogen vervolgens niet verder op een met die doeleinden onverenigbare wijze worden verwerkt;
  • toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt;
  • juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd;
  • worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is; en
  • door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen op een dusdanige manier worden verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is.

Organisaties die persoonsgegevens verwerken, zijn verantwoordelijk voor de naleving van voormelde beginselen en dienen de naleving hiervan te kunnen aantonen. Daarnaast moeten organisaties bepaalde keuzes op dit gebied kunnen beargumenteren en deze argumentatie kunnen demonstreren.

Artikel 24 AVGB is een voorbeeld van de codificatie van het accountability-principe. De verwerkingsverantwoordelijke treft verplicht:

"passende technische en organisatorische maatregelen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat de verwerking in overeenstemming met deze verordening wordt uitgevoerd. Die maatregelen worden geëvalueerd en indien nodig geactualiseerd."

Op welke wijze een verwerkingsverantwoordelijke moet aantonen dat de verwerking in overeenstemming met de AVGB geschiedt, wordt niet nader gespecificeerd. Op dit gebied mogen vóór 25 mei 2018 (de datum waarop de AVGB van toepassing wordt) aanwijzingen van de Artikel 29 Werkgroep (WG 29) worden verwacht.

Het register van verwerkingsactiviteiten

Een meer concrete invulling aan het accountability-principe wordt gegeven in Artikel 30 AVGB. Dit artikel verplicht de meeste verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers om een schriftelijk (waaronder elektronisch) register van hun verwerkingsactiviteiten bij te houden1. Het schriftelijke of elektronische register bevat in ieder geval de volgende gegevens:

  1. de naam en de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en eventuele gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, en, in voorkomend geval, van de vertegenwoordiger van de verwerkingsverantwoordelijke en van de functionaris voor gegevensbescherming;
  2. de verwerkingsdoeleinden;
  3. een beschrijving van de categorieën van betrokkenen en van de categorieën van persoonsgegevens;
  4. de categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, onder meer ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
  5. indien van toepassing, doorgiften van persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie, met inbegrip van de vermelding van dat derde land of die internationale organisatie en, voor zover hiervan gebruik wordt gemaakt, de documenten inzake de passende waarborgen;
  6. indien mogelijk, de beoogde termijnen waarbinnen de verschillende categorieën van gegevens moeten worden gewist; en
  7. indien mogelijk, een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

Ook verwerkers moeten een register bijhouden, namelijk van de verwerkingsactiviteiten die zij ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke hebben verricht. Het schriftelijke of elektronische register bevat dan in ieder geval de volgende gegevens:

  1. de naam en de contactgegevens van de verwerkers en van iedere verwerkingsverantwoordelijke voor rekening waarvan de verwerker handelt, en, in voorkomend geval, van de vertegenwoordiger van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker en van de functionaris voor gegevensbescherming;
  2. de categorieën van verwerkingen die voor rekening van iedere verwerkingsverantwoordelijke zijn uitgevoerd;
  3. indien van toepassing, doorgiften van persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie, onder vermelding van dat derde land of die internationale organisatie en, voor zover hiervan gebruik wordt gemaakt, de documenten inzake de passende waarborgen; en
  4. indien mogelijk, een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

De beginselen van privacy by design en privacy by default

De beginselen van privacy by design en privacy by default verplichten organisaties om de bescherming van persoonsgegevens zowel in het beginstadium van de ontwikkeling van producten en diensten, als gedurende het gehele proces van gegevensverwerking in ogenschouw te nemen.

Privacy by design (gegevensbescherming door ontwerp)

Het beginsel van privacy by design speelt voornamelijk een rol op het moment dat er binnen organisaties nieuwe diensten en producten worden ontworpen. Artikel 25 lid 1 AVGB verplicht de verwerkingsverantwoordelijke zowel bij het bepalen van de verwerkingsmiddelen, als bij de verwerking zelf, passende technische en organisatorische maatregelen te treffen die zijn opgesteld met als doel de gegevensbeschermingsbeginselen op een doeltreffende manier uit te voeren en de nodige waarborgen in de verwerking in te bouwen.

Organisaties moeten ervoor zorgen en moeten kunnen aantonen dat de bescherming van persoonsgegevens een aandachtspunt is geweest vanaf het moment van aanvang van het ontwerpproces. Wanneer pas in een later stadium de relevante producten en diensten in overeenstemming met de vereisten uit de AVGB worden gebracht, zullen hiermee hoogstwaarschijnlijk onnodige kosten gepaard gaan.

Privacy by default (gegevensbescherming door standaardinstellingen)

Artikel 25 lid 2 AVGB verplicht verwerkingsverantwoordelijken passende technische en organisatorische maatregelen te treffen om ervoor te zorgen dat in beginsel slechts persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel van de verwerking. Die verplichting geldt voor de hoeveelheid verzamelde persoonsgegevens, de mate waarin zij worden verwerkt, de termijn waarvoor zij worden opgeslagen en de toegankelijkheid ervan. Deze maatregelen moeten er in het bijzonder voor zorgen dat persoonsgegevens in beginsel niet zonder menselijke tussenkomst voor een onbeperkt aantal personen toegankelijk worden gemaakt.

Het beginsel van privacy by default is voornamelijk van belang voor diensten en producten waarbij de betrokkene zelf de keuze heeft om al dan niet zijn persoonsgegevens te delen. Privacy by default verplicht organisaties tot het beschermen van de persoonsgegevens van de betrokkene door de systemen op de meest privacy vriendelijke wijze in te stellen. Dit speelt in het bijzonder een rol in de verwerking van persoonsgegevens ten aanzien van online en social media platforms. In principe voldoen vooraf aangekruiste hokjes en applicaties die automatisch de locatie van betrokkene volgen niet aan de vereisten van privacy by default.

Hoe deze verplichtingen na te leven?

Om de naleving van deze verordening aan te kunnen tonen, zullen organisaties hun interne beleid moeten aanpassen en maatregelen moeten treffen die voldoen aan de beginselen van privacy by design en privacy by default. Dergelijke maatregelen kunnen onder meer zijn het minimaliseren van de verwerking van persoonsgegevens, het zo spoedig mogelijk pseudonimiseren van persoonsgegevens, transparantie met betrekking tot de functies en de verwerking van persoonsgegevens, het in staat stellen van de betrokkene om controle uit te oefenen op de informatieverwerking, en het in staat stellen van de verwerkingsverantwoordelijke om beveiligingskenmerken te creëren en te verbeteren.

Bij de ontwikkeling, de uitwerking, de keuze en het gebruik van applicaties, diensten en producten die zijn gebaseerd op de verwerking van persoonsgegevens, of waarvan het gebruik de verwerking van persoonsgegevens meebrengt, dienen producenten te worden gestimuleerd om rekening te houden met het recht op bescherming van persoonsgegevens zodat de verwerkingsverantwoordelijken en de verwerkers in staat zijn te voldoen aan hun verplichtingen inzake gegevensbescherming.

Een goedgekeurd certificeringsmechanisme kan worden gebruikt als element om aan te tonen dat aan de voorschriften van privacy by design en privacy by default is voldaan.

Aanbevelingen voor de praktijk

Vanaf het moment dat de AVGB van toepassing is, is het niet langer de AP die een meldingsregister bijhoudt van de verwerking van persoonsgegevens binnen organisaties. In plaats daarvan zal de verwerkingsverantwoordelijke, als uitvloeisel van het accountability-principe, een accuraat register van verwerking van persoonsgegevens moeten bijhouden. Tevens rekening houdend met beginselen van privacy by design en privacy by default, valt het te verwachten dat binnen een aanzienlijk deel van de organisaties wijzingen in het interne beleid en de technische systemen nodig zullen zijn.

Het zal enige tijd vergen om alle verwerkingen van persoonsgegevens in kaart te brengen, in het bijzonder voor grotere organisaties die een aanzienlijke hoeveelheid aan en verschillende categorieën van persoonsgegevens verwerken. De vereiste veranderingen zullen voor 25 mei 2018 moeten zijn doorgevoerd. Vanaf die datum zal de AP actief toezien op de implementatie en naleving van de AVGB. Organisaties die de AVGB niet (behoorlijk) naleven, lopen het risico op forse boetes. Ons advies is daarom om tijdig te beginnen met de implementatie van de AVGB. Een goed begin daarbij is het in kaart brengen van de verschillende verwerkingen van persoonsgegevens binnen uw organisatie.

Klik hier om u aan te melden voor deze nieuwsbrief.

Januari 2017

Territoriale reikwijdte van de AVGB

Februari 2017

Het concept van toestemming

Maart 2017

Bijzondere persoonsgegevens

April 2017 

'Accountability', 'Privacy by Design' en 'Privacy by Default'

Mei 2017

Rechten van betrokkenen (informatievoorziening)

Juni 2017

Rechten van betrokkenen (inzage, correctie en overdraagbaarheid)

Juli 2017

Rechten van betrokkenen (bezwaar, verwijdering en beperking van verwerking

Augustus 2017

Verwerkers

September 2017

Datalekken en meldplichten

Oktober 2017

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling en de Functionaris voor de Gegevensbescherming

November 2017

Doorgifte van persoonsgegevens (buiten de EER)

December 2017

Toezichthouders (competenties, taken en bevoegdheden)

Januari 2018

One Stop Shop

Februari 2018

Sancties

Maart 2018

Verwerkingen van persoonsgegevens in arbeidsverhoudingen

April 2018

Profiliering en Retail

Mei 2018

Overzicht

Footnote

1. De plicht om een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden is niet van toepassing op ondernemingen of organisaties die minder dan 250 personen in dienst hebben, tenzij het waarschijnlijk is dat de verwerking die zij verrichten een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, de verwerking niet incidenteel is, of de verwerking bijzondere categorieën van persoonsgegevens omvat (zie onze vorige nieuwsbrief). De uitzonderingen op de plicht om een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden zijn derhalve beperkt en de meeste organisaties zullen verplicht zijn om een dergelijk register bij te houden.

Dentons is the world's first polycentric global law firm. A top 20 firm on the Acritas 2015 Global Elite Brand Index, the Firm is committed to challenging the status quo in delivering consistent and uncompromising quality and value in new and inventive ways. Driven to provide clients a competitive edge, and connected to the communities where its clients want to do business, Dentons knows that understanding local cultures is crucial to successfully completing a deal, resolving a dispute or solving a business challenge. Now the world's largest law firm, Dentons' global team builds agile, tailored solutions to meet the local, national and global needs of private and public clients of any size in more than 125 locations serving 50-plus countries. www.dentons.com.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.

To print this article, all you need is to be registered on Mondaq.com.

Click to Login as an existing user or Register so you can print this article.

Authors
 
Some comments from our readers…
“The articles are extremely timely and highly applicable”
“I often find critical information not available elsewhere”
“As in-house counsel, Mondaq’s service is of great value”

Related Topics
 
Related Articles
 
Up-coming Events Search
Tools
Print
Font Size:
Translation
Channels
Mondaq on Twitter
 
Mondaq Free Registration
Gain access to Mondaq global archive of over 375,000 articles covering 200 countries with a personalised News Alert and automatic login on this device.
Mondaq News Alert (some suggested topics and region)
Select Topics
Registration (please scroll down to set your data preferences)

Mondaq Ltd requires you to register and provide information that personally identifies you, including your content preferences, for three primary purposes (full details of Mondaq’s use of your personal data can be found in our Privacy and Cookies Notice):

  • To allow you to personalize the Mondaq websites you are visiting to show content ("Content") relevant to your interests.
  • To enable features such as password reminder, news alerts, email a colleague, and linking from Mondaq (and its affiliate sites) to your website.
  • To produce demographic feedback for our content providers ("Contributors") who contribute Content for free for your use.

Mondaq hopes that our registered users will support us in maintaining our free to view business model by consenting to our use of your personal data as described below.

Mondaq has a "free to view" business model. Our services are paid for by Contributors in exchange for Mondaq providing them with access to information about who accesses their content. Once personal data is transferred to our Contributors they become a data controller of this personal data. They use it to measure the response that their articles are receiving, as a form of market research. They may also use it to provide Mondaq users with information about their products and services.

Details of each Contributor to which your personal data will be transferred is clearly stated within the Content that you access. For full details of how this Contributor will use your personal data, you should review the Contributor’s own Privacy Notice.

Please indicate your preference below:

Yes, I am happy to support Mondaq in maintaining its free to view business model by agreeing to allow Mondaq to share my personal data with Contributors whose Content I access
No, I do not want Mondaq to share my personal data with Contributors

Also please let us know whether you are happy to receive communications promoting products and services offered by Mondaq:

Yes, I am happy to received promotional communications from Mondaq
No, please do not send me promotional communications from Mondaq
Terms & Conditions

Mondaq.com (the Website) is owned and managed by Mondaq Ltd (Mondaq). Mondaq grants you a non-exclusive, revocable licence to access the Website and associated services, such as the Mondaq News Alerts (Services), subject to and in consideration of your compliance with the following terms and conditions of use (Terms). Your use of the Website and/or Services constitutes your agreement to the Terms. Mondaq may terminate your use of the Website and Services if you are in breach of these Terms or if Mondaq decides to terminate the licence granted hereunder for any reason whatsoever.

Use of www.mondaq.com

To Use Mondaq.com you must be: eighteen (18) years old or over; legally capable of entering into binding contracts; and not in any way prohibited by the applicable law to enter into these Terms in the jurisdiction which you are currently located.

You may use the Website as an unregistered user, however, you are required to register as a user if you wish to read the full text of the Content or to receive the Services.

You may not modify, publish, transmit, transfer or sell, reproduce, create derivative works from, distribute, perform, link, display, or in any way exploit any of the Content, in whole or in part, except as expressly permitted in these Terms or with the prior written consent of Mondaq. You may not use electronic or other means to extract details or information from the Content. Nor shall you extract information about users or Contributors in order to offer them any services or products.

In your use of the Website and/or Services you shall: comply with all applicable laws, regulations, directives and legislations which apply to your Use of the Website and/or Services in whatever country you are physically located including without limitation any and all consumer law, export control laws and regulations; provide to us true, correct and accurate information and promptly inform us in the event that any information that you have provided to us changes or becomes inaccurate; notify Mondaq immediately of any circumstances where you have reason to believe that any Intellectual Property Rights or any other rights of any third party may have been infringed; co-operate with reasonable security or other checks or requests for information made by Mondaq from time to time; and at all times be fully liable for the breach of any of these Terms by a third party using your login details to access the Website and/or Services

however, you shall not: do anything likely to impair, interfere with or damage or cause harm or distress to any persons, or the network; do anything that will infringe any Intellectual Property Rights or other rights of Mondaq or any third party; or use the Website, Services and/or Content otherwise than in accordance with these Terms; use any trade marks or service marks of Mondaq or the Contributors, or do anything which may be seen to take unfair advantage of the reputation and goodwill of Mondaq or the Contributors, or the Website, Services and/or Content.

Mondaq reserves the right, in its sole discretion, to take any action that it deems necessary and appropriate in the event it considers that there is a breach or threatened breach of the Terms.

Mondaq’s Rights and Obligations

Unless otherwise expressly set out to the contrary, nothing in these Terms shall serve to transfer from Mondaq to you, any Intellectual Property Rights owned by and/or licensed to Mondaq and all rights, title and interest in and to such Intellectual Property Rights will remain exclusively with Mondaq and/or its licensors.

Mondaq shall use its reasonable endeavours to make the Website and Services available to you at all times, but we cannot guarantee an uninterrupted and fault free service.

Mondaq reserves the right to make changes to the services and/or the Website or part thereof, from time to time, and we may add, remove, modify and/or vary any elements of features and functionalities of the Website or the services.

Mondaq also reserves the right from time to time to monitor your Use of the Website and/or services.

Disclaimer

The Content is general information only. It is not intended to constitute legal advice or seek to be the complete and comprehensive statement of the law, nor is it intended to address your specific requirements or provide advice on which reliance should be placed. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers make no representations about the suitability of the information contained in the Content for any purpose. All Content provided "as is" without warranty of any kind. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers hereby exclude and disclaim all representations, warranties or guarantees with regard to the Content, including all implied warranties and conditions of merchantability, fitness for a particular purpose, title and non-infringement. To the maximum extent permitted by law, Mondaq expressly excludes all representations, warranties, obligations, and liabilities arising out of or in connection with all Content. In no event shall Mondaq and/or its respective suppliers be liable for any special, indirect or consequential damages or any damages whatsoever resulting from loss of use, data or profits, whether in an action of contract, negligence or other tortious action, arising out of or in connection with the use of the Content or performance of Mondaq’s Services.

General

Mondaq may alter or amend these Terms by amending them on the Website. By continuing to Use the Services and/or the Website after such amendment, you will be deemed to have accepted any amendment to these Terms.

These Terms shall be governed by and construed in accordance with the laws of England and Wales and you irrevocably submit to the exclusive jurisdiction of the courts of England and Wales to settle any dispute which may arise out of or in connection with these Terms. If you live outside the United Kingdom, English law shall apply only to the extent that English law shall not deprive you of any legal protection accorded in accordance with the law of the place where you are habitually resident ("Local Law"). In the event English law deprives you of any legal protection which is accorded to you under Local Law, then these terms shall be governed by Local Law and any dispute or claim arising out of or in connection with these Terms shall be subject to the non-exclusive jurisdiction of the courts where you are habitually resident.

You may print and keep a copy of these Terms, which form the entire agreement between you and Mondaq and supersede any other communications or advertising in respect of the Service and/or the Website.

No delay in exercising or non-exercise by you and/or Mondaq of any of its rights under or in connection with these Terms shall operate as a waiver or release of each of your or Mondaq’s right. Rather, any such waiver or release must be specifically granted in writing signed by the party granting it.

If any part of these Terms is held unenforceable, that part shall be enforced to the maximum extent permissible so as to give effect to the intent of the parties, and the Terms shall continue in full force and effect.

Mondaq shall not incur any liability to you on account of any loss or damage resulting from any delay or failure to perform all or any part of these Terms if such delay or failure is caused, in whole or in part, by events, occurrences, or causes beyond the control of Mondaq. Such events, occurrences or causes will include, without limitation, acts of God, strikes, lockouts, server and network failure, riots, acts of war, earthquakes, fire and explosions.

By clicking Register you state you have read and agree to our Terms and Conditions