Sweden: I migliori consigli sul whistleblowing – I nostri migliori consigli per un sistema di whistleblowing efficiente e affidabile

Last Updated: 27 March 2019
Article by Gunilla Hadders
Most Read Contributor in Sweden, July 2019

Poiché il whistleblowing è stato al centro delle notizie nel 2018, abbiamo deciso di iniziare il 2019 parlando con voi di tutto quello che, secondo noi, è opportuno condividere al riguardo. Ogni giorno parliamo del whistleblowing e di questioni quali la compliance e i codici di condotta con i business leader, e saltano fuori sempre le stesse domande: ci serve un whistleblowing provider (fornitore di servizi per il whistleblowing) esterno?  Cosa succede se riceviamo segnalazioni non pertinenti? Perché dovremmo mantenere l'anonimato degli informatori?

Pertanto, in questo post, abbiamo riportato le domande che riceviamo più di frequente. Se non troverete qui la risposta alle vostre domande, non esitate a contattarci. Saremo felici di condividere con voi quello che abbiamo imparato nella nostra esperienza pluriennale nella nostra attività di assistenza a clienti di tutto il mondo per quanto riguarda il whistleblowing.

Quindi mettetevi comodi e leggete. Cominciamo...

I nostri migliori consigli per attuare un sistema di whistleblowing

  1. Perché dovrei avvalermi di un whistleblowing provider esterno?

Sappiamo che la maggior parte dei clienti desidera una soluzione per il whistleblowing che sia facile da usare e con un buon rapporto qualità-prezzo; tuttavia, il nostro consiglio più importante è: evitate il Fai-da-te! Questo nostro consiglio si basa, in particolare, su due motivi: garantire la protezione e la sicurezza degli informatori e assicurare una gestione efficiente delle segnalazioni ricevute.

1a. Perché è importante che gli informatori siano protetti?

Le segnalazioni anonime degli informatori sono essenziali per ricevere informazioni aziendali di importanza fondamentale. Sappiamo per esperienza che l'attuazione di canali veramente anonimi aumenta la probabilità di ricevere segnalazioni di gravi illeciti e, pertanto, di riuscire a ridurre al minimo i rischi e i danni – WhistleB Customer Study. Perché succede questo? Le persone devono confidare nel fatto che saranno protette da ritorsioni, e l'unico modo sicuro per garantire ciò consiste nel consentire loro di non rivelare la propria identità sia nel corso del colloquio iniziale sia per l'intera durata delle indagini.

Un'effettiva protezione degli informatori implica la necessità di una soluzione di whistleblowing distinta dal vostro ambiente IT. Dovrete essere in grado di dimostrare che gli informatori non possono essere rintracciati – e questo non lo diciamo solo noi: potete approfondire la questione in  Protezione degli informatori.  Inoltre, il sistema di whistleblowing da voi prescelto dovrà essere sicuro al 100%: per esempio, non dovrete usare le e-mail, e dovrete ridurre al minimo il numero di persone che possono accedere ai relativi contenuti.

1b. In che modo un sistema di whistleblowing esterno può contribuire ad una gestione sicura ed efficiente delle segnalazioni?

Per quanto riguarda la gestione delle segnalazioni, dovrete assolutamente avvalervi delle vostre risorse interne; tuttavia, un sistema di whistleblowing esterno potrà fornirvi assistenza. Esso contiene, al suo interno, un sistema di gestione delle segnalazioni di agevole utilizzo, che vi guiderà negli opportuni passi e considerazioni legali, per esempio. Tale sistema fornisce una valida struttura e soluzione IT, che vi consentirà di gestire le segnalazioni, le indagini e le comunicazioni usando risorse interne, e dispone di molteplici funzioni, quali un registro delle segnalazioni, un sistema di comunicazioni sicuro, procedure per la corretta archiviazione e cancellazione, etc. Un whistleblowing provider esterno può anche fare in modo che il software sia aggiornato con le ultime funzionalità per la sicurezza dei dati, in modo tale da aiutarvi a proteggere i vostri dati nel corso di tutta la gestione della segnalazione.

Affidando la ricezione della segnalazione degli informatori ad un soggetto esterno potrete conseguire un altro importante vantaggio: potrete impedire che una denuncia sia comunicata ad un certo membro del team di whistleblowing. Noi forniamo assistenza a molte società per quanto riguarda la ricezione di denunce dalla loro hotline di whistleblowing, e, oltre al supporto alla gestione generale, il nostro compito, in quanto whistleblowing provider esterno, è di far sì che i soggetti incaricati di ricevere le segnalazioni/compiere le indagini che siano coinvolti in una segnalazione non ricevano tale specifica denuncia di whistleblowing.

  1. Riceveremo segnalazioni non pertinenti tramite il servizio di whistleblowing, con conseguente perdita di tempo? Come dobbiamo gestire queste situazioni?

La questione delle segnalazioni non pertinenti salta fuori pressoché ogni volta che viene attuato un sistema di whistleblowing. Ovviamente, non possiano fornire garanzie a tale riguardo; tuttavia, la nostra esperienza dimostra che questi timori sono infondati. Questo aspetto è affrontato anche nel nostro ultimo  sondaggio presso i clienti annuale. Le segnalazioni non pertinenti possono riguardare, per esempio, questioni che devono essere gestite dalle Risorse Umane, quali reclami salariali o lamentele relative alle promozioni. Anche queste problematiche sono importanti per le persone coinvolte, ed è per questo che il team di whistleblowing può approfittare del fatto di disporre di un sistema che consente di indirizzare in modo sicuro una segnalazione alle Risorse Umane (per maggiori informazioni al riguardo, v. la Domanda 4).

In fondo, tuttavia, il servizio di whistleblowing è finalizzato a portare allo scoperto condotte illecite, e il nostro consiglio è di investire tempo per diffondere un'informazione che sia completa su questo servizio, in modo tale da ricevere autentiche segnalazioni di whistleblowing. Aiutate i dipendenti a comprendere cosa costituisce e cosa non costituisce una segnalazione di whistleblowing. Fate sapere loro quali sono i canali di comunicazione alternativi per le altre questioni. Tali informazioni dovranno comprendere anche le linee guida e il codice di whistleblowing, e, a tal fine, potrete contare sull'ausilio del nostro sistema.

Un altro consiglio che vogliamo offrirvi in questo contesto è quello di introdurre il servizio per fasi. Per esempio, fate funzionare il sistema di whistleblowing per un anno, più o meno; successivamente, quando vi sentirete sicuri dei risultati, estendete il vostro gruppo target ai vostri fornitori, partner commerciali, clienti e al pubblico.

Vogliamo ricordare ai clienti che la motivazione alla base del whistleblowing consiste nel ridurre al minimo i rischi aziendali, e questo presuppone canali di comunicazione anonimi. Riteniamo che i vantaggi derivanti dall'implementazione di un sistema di whistleblowing siano di gran lunga superiori al rischio di ricevere denunce non pertinenti. Talvolta, dobbiamo semplicemente prendere le cose buone insieme a quelle brutte.

  1. Quante denunce di whistleblowing possiamo aspettarci?

Quando si parla del numero di denunce di whistleblowing, occorre fare un paio di considerazioni. In primo luogo, come potete aumentare la probabilità che le persone denuncino sospetti su situazioni effettivamente soggette a whistleblowing?

Come abbiamo già detto, l'anonimato degli informatori è essenziale.

Anche la comunicazione è essenziale e, per promuovere davvero il coinvolgimento, dovrà essere continua. Innanzitutto, stabilite subito il tono giusto, in modo tale da creare fiducia, per esempio comunicando i valori fondamentali della società e la filosofia di condotta negli affari, secondo quanto previsto dal vostro Codice di Condotta.

In secondo luogo, è probabile che una certa persona faccia una sola segnalazione nel corso della sua vita, ed è per questo che tale situazione è estremamente stressante per gli informatori. Sdrammatizzate la procedura di whistleblowing nelle vostre comunicazioni e fate in modo che la procedura di denuncia rimanga semplice. Non peggiorate la situazione con questionari complicati!

Dai due punti sopra illustrati è possibile evincere il motivo per cui il canale di comunicazione degli informatori debba essere quanto più possibile efficiente e facile da usare. Rimuovete le limitazioni, ad esempio quelle relative a quando, dove e da quale strumento gli informatori possono inviare una denuncia.  Alla fine, non potete rischiare di non ricevere informazioni aziendali critiche e, nel contesto attuale, tutto dipende dall'utilizzo di software e tecnologie valide per il whistleblowing.

In conclusione, su questo aspetto, molti clienti predispongono un servizio di whistleblowing in via preventiva. Il fatto stesso che sia predisposto tale sistema costituisce un deterrente per il compimento di illeciti. Un numero molto basso di segnalazioni provenienti dal canale di whistleblowing può significare, in realtà, che questo funziona bene.

  1. Ho letto di società che disponevano effettivamente di una hotline di whistleblowing, e in cui, tuttavia, le segnalazioni non pervenivano alle persone giuste. Come posso impedire che questo accada?

Pensate molto attentamente a come – e soprattutto da chi – le segnalazioni degli informatori devono essere ricevute ed esaminate. Noi consigliamo ai nostri clienti di costituire un team interno che crei un clima di fiducia e consenta di gestire le segnalazioni in modo sicuro. Il team dovrebbe preferibilmente essere composto da personale non operativo, per esempio i membri del Consiglio e del team di audit interno. Nei team di whistleblowing dei nostri clienti sono presenti delegati dei manager di varie funzioni, di solito Compliance, Risorse Umane, Sostenibilità e del Direttore Finanziario. Fate in modo che i vostri team non siano composti da membri provenienti da una sola parte dell'organizzazione, ma da manager provenienti da varie funzioni.

Lo stesso sistema di whistleblowing dovrà anche promuovere una gestione rigorosa e corretta delle segnalazioni. Per esempio, grazie al registro delle segnalazioni sarà impossibile eliminare una segnalazione senza informare i membri del team.

Infine, non dimenticate di essere trasparenti. Dite ai vostri dipendenti e agli altri stakeholder come vengono gestite le segnalazioni. Accertatevi che tale gestione avvenga in modo trasparente e fate in modo di comunicare i relativi risultati al Consiglio tramite rapporti periodici sul whistleblowing – v. l'intervista.

  1. Abbiamo appena ricevuto, grazie al whistleblowing, la segnalazione di un grave illecito sul quale bisognerà indagare. Proviene da un informatore anonimo – Cosa devo riferire?

Non sapete nulla del vostro informatore, ed è per questo che vi consigliamo di muovervi con cautela in questa situazione. Siate cauti e quanto più possibile sintetici nelle vostre comunicazioni con il vostro informatore anonimo, almeno sino a quando non saprete di più sulla persona con la quale state comunicando. Purtroppo, l'anonimato degli informatori consente abusi di varia gravità del sistema di whistleblowing da parte di persone intenzionate a danneggiare in qualche modo l'organizzazione o una certa persona al suo interno.

Il vostro sistema di whistleblowing vi aiuterà in questa situazione, consentendo una gestione sicura dei dati e permettendo di instaurare un dialogo continuo per costruire la fiducia tra le parti. Per esempio, dovrete fare in modo che tutti i dati relativi alla segnalazione siano tutelati, dovrete ricorrere a sistemi criptati e sicuri, non dovrete utilizzare le e-mail, etc. Conservate i documenti relativi alle indagini e alle comunicazioni all'interno del sistema di whistleblowing protetto. Utilizzate un sistema sottoposto a periodiche verifiche professionali contro le intrusioni e a tutela della sicurezza delle informazioni. Consentite che sia coinvolto un numero limitato di persone. Ancora una volta, se avete organizzato il giusto team per la gestione delle segnalazioni di whistleblowing, questo sarà in grado di gestire tale processo con integrità.

  1. Secondo i rappresentanti sindacali della società, il servizio di whistleblowing dovrà essere a disposizione di chiunque, ovvero non solo su Internet? Qual è la vostra esperienza al riguardo?

Negli ultimi due anni, abbiamo visto molte società rinunciare alle hotline telefoniche per il whistleblowing quale modalità di segnalazione. Tra i motivi addotti per tale scelta vi è il fatto che tale modalità sarebbe meno sicura (le informazioni non possono essere criptate per l'intero percorso, dall'informatore al destinatario del messaggio), avrebbe un peggior rapporto qualità-prezzo e sarebbe meno facile da usare. Oggi, nell'era degli smartphone, è maggiormente probabile che gli informatori alleghino fotografie o file di testo quale materiale probatorio, di grande valore per le indagini.

Questo abbandono delle segnalazioni telefoniche è stato sostenuto in un sondaggio dei funzionari della funzione Compliance da noi compiuto nel Terzo Summit contro la Corruzione (3rd Summit on Anti-Corruption – Nordics Edition) del novembre 2016. Circa l'80% dei funzionari della funzione Compliance ha dichiarato che preferiva ricevere le segnalazioni di whistleblowing tramite Internet, mentre solo uno su dieci preferiva riceverle per telefono –  per maggiori informazioni, leggete qui.

Pertanto, il nostro consiglio è di fornire hotline telefoniche per il whistleblowing quale opzione solo nei paesi in cui non vi è un diffuso accesso ad Internet, oppure per quei gruppi di dipendenti che possono esitare a formulare denunce per iscritto.

  1. Come possiamo tutelare i dati relativi al whistleblowing? Il nostro Consiglio teme che possano essere diffusi dati sensibili o che si possa violare il GDPR, per esempio.

In questo caso, il nostro consiglio è semplice – accertatevi di scegliere un sistema di whistleblowing con il miglior livello di sicurezza disponibile sul mercato! Riteniamo che la chiave sia che i nostri clienti controllino i propri dati e verifichino che questi non siano accessibili da parte di soggetti non autorizzati dal cliente stesso. I fornitori dovranno avere accesso a dati criptati, che pertanto non possono essere letti. La scelta di coloro a cui dovrà essere consentito accedere a dati sensibili dovrà sempre spettare al cliente.

La sicurezza dei dati è estremamente importante per noi di WhistleB. Sin dall'inizio, abbiamo sempre sostenuto al cento per cento tutti i provvedimenti normativi volti a promuovere una gestione più sicura dei dati personali, perché sapevamo che questo è un principio di assoluta preminenza e fondamentale per il corretto funzionamento di un sistema organizzativo di whistleblowing. La massima sicurezza dei sistemi di whistleblowing è alla base della fiducia, ed è questo che, secondo noi, mancava nei sistemi di cui siamo venuti a conoscenza nei nostri incarichi precedenti. È questa una delle ragioni per cui abbiamo creato WhistleB.

Ed è per questo motivo che abbiamo iniziato a predisporre il nostro sistema di whistleblowing in modo tale da rispettare appieno le disposizioni del GDPR dell'UE circa sei anni fa. Noi non consideriamo la sicurezza dei dati e il rispetto della normativa un onere, bensì un vantaggio competitivo per i nostri prodotti e, di conseguenza, per i nostri clienti. Per maggiori informazioni, vi invitiamo a visitare questo  link sulle misure di sicurezza che abbiamo adottato per garantire sempre la migliore sicurezza IT disponibile sul mercato nel nostro servizio di whistleblowing.

Ed ecco il nostro migliore consiglio per attuare un sistema efficace ed affidabile di whistleblowing. Vi è tuttavia ancora una considerazione che desideriamo condividere con voi. Abbiamo parlato a lungo del whistleblowing nel contesto della gestione dei rischi e della tutela del brand aziendale. Dovremo anche ritenere che il servizio di whistleblowing valga a promuovere il brand e rappresenti un modo per rafforzare il profilo di sostenibilità dell'organizzazione. Ecco la nostra motivazione...

Vi è una forte competizione per attrarre i migliori talenti, ed oggi è più facile che la generazione più giovane scelga un datore di lavoro i cui valori coincidano con i propri. Ci siamo anche resi conto che i dipendenti attuali dimostrano maggiore lealtà se percepiscono di far parte di società in cui sanno di essere al sicuro e in cui l'etica è considerata seriamente.

Unendo queste conoscenze con la recente campagna #Metoo, riteniamo che quello a cui stiamo attualmente assistendo è un movimento di massa. Una forza lavoro maggiormente consapevole ha espresso la sua opinione – e quello che vuole è un'economia basata sull'etica.

Strumenti digitali, quali un sistema di whistleblowing online, forniscono opportunità per rispondere a tale esigenza in nuovi modi. I leader che sanno guardare al futuro e che prendono sul serio l'etica aziendale avranno già predisposto un solido codice di condotta. Inoltre, e soprattutto, saranno in grado di utilizzare strumenti ed altri meccanismi che supportino il loro codice di condotta, diano voce ai loro dipendenti e rafforzino il loro brand in quanto datori di lavoro responsabili, quale, ad esempio, un sicuro sistema di whistleblowing online.

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