European Union: Checklista: Hur redo är din organisation för det nya EU-direktivet om stärkt skydd för visselblåsare?

Last Updated: 26 June 2019
Article by Karin Henriksson
Most Read Contributor in Sweden, August 2019

Berörs er organisation av det nya EU-direktivet om stärkt skydd för visselblåsare? Och i så fall hur? I korthet är svaret att alla organisationer med 50 medarbetare eller fler berörs av det nya visselblåsardirektivet. I den här bloggen går vi igenom vilka åtgärder som behöver vidtas för att följa EU-direktivet.

Syftet med direktivet är att skydda visselblåsare i EU som rapporterar om oegentligheter på arbetsplatsen och att uppmuntra fler människor att rapportera. Visselblåsare kan spela en avgörande roll för att upptäcka och avslöja korrupta, olagliga och skadliga aktiviteter.

Checklista för efterlevnad av EU-direktivet om stärkt skydd för visselblåsare

Har ni redan ett visselblåsarsystem?

JA: Det är en bra start. Fortsätt till checklistan nedan.

NEJ: Välkommen att kontakta WhistleB för att diskutera era behov kring visselblåsarsystem.

Sekretess för visselblåsarens identitet

Lagen säger: Rapportering och uppföljning av rapporter ska innefatta kanaler som är utformade och som hanteras på ett säkert sätt för att säkerställa konfidentialiteten för den som rapporterar och för personer som nämns i rapporten. Den ska även vara utformad så att man kan förhindra att medarbetare som inte har behörighet kommer åt rapporterna.

Checklista:

  1. Kan en visselblåsares identitet vara konfidentiell i visselblåsarsystemet? JA/NEJ
  2. Kan ni öppna upp systemet för externa parter så att även deras identiteter skyddas? JA/NEJ
  3. Skyddas visselblåsarens identitet från rapporteringen hela vägen till arkivering av ärenden? JA/NEJ
  4. Är inloggningen till ärendehanteringssystemet tillräckligt säker, till exempel genom multifaktorautentisering? JA/NEJ
  5. Är systemet penetrationstestat av extern part? JA/NEJ

Svarstider

Lagen säger: Personen som rapporterar ska få en bekräftelse inom sju dagar att rapporten tagits emot.

Checklista:

  1. Får visselblåsaren automatiskt och omedelbart ett meddelande som bekräftar mottagandet, samtidigt som visselblåsarens anonymitet bibehålls? JA/NEJ
  2. Blir mottagarna av rapporterna notifierade när en ny rapport kommer in? JA/NEJ
  3. Kan ni skapa standardiserade svarsmeddelanden? JA/NEJ
  4. Har ni en dedikerad person/ett dedikerat team för att ta emot rapporter? JA/NEJ

Kontaktpersoner

Lagen säger: En opartisk person eller team ska vara del av dem som mottar och följer upp rapporterna. De ska kommunicera med den rapporterande personen och, vid behov, begära ytterligare information från och ge återkoppling till den rapporterande personen.

Checklista:

  1. Har ni ett team som är kompetent att ta emot och följa upp rapporter? JA/NEJ
  2. Är det möjligt att lägga till den kompetens som behövs per ärende i systemet? JA/NEJ

Uppföljning

Lagen säger: Hantering och uppföljning av rapportering av rapporter ska ske noggrant av den utsedda personen eller teamet. Noggrann uppföljning ska ske där det föreskrivs i nationell lagstiftning vad gäller anonym rapportering. Inom en rimlig tidsram ska återkoppling ges till den rapporterade personen om uppföljningen av rapporten.

Checklista:

  1. Har ni en kanal som visselblåsare kan använda för att bifoga t ex bilder, textdokument och andra filformat, och som är rensade från metadata? JA/NEJ
  2. Inkluderar visselblåsarsystemet ett ärendehanteringsverktyg som är integrerat med rapporteringskanalen? JA/NEJ
  3. Erbjuder visselblåsarkanalen möjlighet till dialog med antingen en anonym eller med en icke anonym visselblåsare? JA/NEJ
  4. Tillåter systemet säkert översättningsstöd för kommunikation på flera språk? JA/NEJ

Kommunikation och information

Lagen säger: Tydlig och lättillgänglig information om villkoren för rapportering, samt för hur extern rapportering till behöriga myndigheter och i vissa fall till facket går till ska finnas tillgänglig.

Checklista:

  1. Erbjuder ni tydlig och lättillgänglig information till anställda om hur de kan rapportera sina misstankar, inklusive deras alternativ för extern rapportering? JA/NEJ
  2. Är sådan information anpassad för varje land där ni verkar? JA/NEJ
  3. Finns informationen tillgänglig automatiskt när man använder visselblåsarsystemet? JA/NEJ
  4. Är era policys, er uppförandekod och ert relaterade utbildningsmaterial uppdaterade för att informera medarbetare om visselblåsarens rättigheter och att det är straffbart att försöka förhindra visselblåsning? JA/NEJ

GDPR-efterlevnad

Lagen säger: All behandling av personuppgifter som utförs enligt direktivet måste ske i enlighet med GDPR.

Checklista:

  1. Är visselblåsarsystemet fullt kompatibelt med GDPR, och hjälper det er att behandla personuppgifter i enlighet med GDPR? JA/NEJ
  2. Raderar systemet automatiskt personuppgifter när ärendet är avslutat? JA/NEJ
  3. Informerar ni visselblåsare om nationella skillnader för hantering av persondata? JA/NEJ

Dokumentering

Lagen säger: Privata och offentliga organisationer måste föra register över varje mottagen rapport i enlighet med de sekretesskrav som föreskrivs enligt GDPR. Persondata i rapporterna ska inte lagras längre än vad som är nödvändigt.

Checklista:

  1. Har systemet en användar- och ärendelogg över varje enskilt ärende? JA/NEJ
  2. Är det möjligt att radera personuppgifter i enlighet med GDPR i systemet? JA/NEJ

Kontakta oss om du vill ha kostnadsfri konsultation för att se till att du möter de nya kraven för visselblåsning. Vi ser att detta är ett bra tillfälle att visa att ni menar allvar med era etiska riktlinjer och att ni vill verka för ett transparent arbetsklimat, och därmed minska era företagsrisker.

Se WhistleB:s webbseminarium för att ta reda på vad EU-direktivet om skydd för visselblåsare innebär för er orgnisation.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.

To print this article, all you need is to be registered on Mondaq.com.

Click to Login as an existing user or Register so you can print this article.

Authors
Events from this Firm
21 Aug 2019, Webinar, Stockholm, Sweden

EU:s direktiv kan ses som ett svar på en global mega-trend för främjande av transparens. Vilka krav ställer den nya lagen? Och vad är avgörande för en trovärdig hantering av visselblåsarärenden?

 
Some comments from our readers…
“The articles are extremely timely and highly applicable”
“I often find critical information not available elsewhere”
“As in-house counsel, Mondaq’s service is of great value”

Related Topics
 
Related Articles
 
Up-coming Events Search
Tools
Print
Font Size:
Translation
Channels
Mondaq on Twitter
 
Mondaq Free Registration
Gain access to Mondaq global archive of over 375,000 articles covering 200 countries with a personalised News Alert and automatic login on this device.
Mondaq News Alert (some suggested topics and region)
Select Topics
Registration (please scroll down to set your data preferences)

Mondaq Ltd requires you to register and provide information that personally identifies you, including your content preferences, for three primary purposes (full details of Mondaq’s use of your personal data can be found in our Privacy and Cookies Notice):

  • To allow you to personalize the Mondaq websites you are visiting to show content ("Content") relevant to your interests.
  • To enable features such as password reminder, news alerts, email a colleague, and linking from Mondaq (and its affiliate sites) to your website.
  • To produce demographic feedback for our content providers ("Contributors") who contribute Content for free for your use.

Mondaq hopes that our registered users will support us in maintaining our free to view business model by consenting to our use of your personal data as described below.

Mondaq has a "free to view" business model. Our services are paid for by Contributors in exchange for Mondaq providing them with access to information about who accesses their content. Once personal data is transferred to our Contributors they become a data controller of this personal data. They use it to measure the response that their articles are receiving, as a form of market research. They may also use it to provide Mondaq users with information about their products and services.

Details of each Contributor to which your personal data will be transferred is clearly stated within the Content that you access. For full details of how this Contributor will use your personal data, you should review the Contributor’s own Privacy Notice.

Please indicate your preference below:

Yes, I am happy to support Mondaq in maintaining its free to view business model by agreeing to allow Mondaq to share my personal data with Contributors whose Content I access
No, I do not want Mondaq to share my personal data with Contributors

Also please let us know whether you are happy to receive communications promoting products and services offered by Mondaq:

Yes, I am happy to received promotional communications from Mondaq
No, please do not send me promotional communications from Mondaq
Terms & Conditions

Mondaq.com (the Website) is owned and managed by Mondaq Ltd (Mondaq). Mondaq grants you a non-exclusive, revocable licence to access the Website and associated services, such as the Mondaq News Alerts (Services), subject to and in consideration of your compliance with the following terms and conditions of use (Terms). Your use of the Website and/or Services constitutes your agreement to the Terms. Mondaq may terminate your use of the Website and Services if you are in breach of these Terms or if Mondaq decides to terminate the licence granted hereunder for any reason whatsoever.

Use of www.mondaq.com

To Use Mondaq.com you must be: eighteen (18) years old or over; legally capable of entering into binding contracts; and not in any way prohibited by the applicable law to enter into these Terms in the jurisdiction which you are currently located.

You may use the Website as an unregistered user, however, you are required to register as a user if you wish to read the full text of the Content or to receive the Services.

You may not modify, publish, transmit, transfer or sell, reproduce, create derivative works from, distribute, perform, link, display, or in any way exploit any of the Content, in whole or in part, except as expressly permitted in these Terms or with the prior written consent of Mondaq. You may not use electronic or other means to extract details or information from the Content. Nor shall you extract information about users or Contributors in order to offer them any services or products.

In your use of the Website and/or Services you shall: comply with all applicable laws, regulations, directives and legislations which apply to your Use of the Website and/or Services in whatever country you are physically located including without limitation any and all consumer law, export control laws and regulations; provide to us true, correct and accurate information and promptly inform us in the event that any information that you have provided to us changes or becomes inaccurate; notify Mondaq immediately of any circumstances where you have reason to believe that any Intellectual Property Rights or any other rights of any third party may have been infringed; co-operate with reasonable security or other checks or requests for information made by Mondaq from time to time; and at all times be fully liable for the breach of any of these Terms by a third party using your login details to access the Website and/or Services

however, you shall not: do anything likely to impair, interfere with or damage or cause harm or distress to any persons, or the network; do anything that will infringe any Intellectual Property Rights or other rights of Mondaq or any third party; or use the Website, Services and/or Content otherwise than in accordance with these Terms; use any trade marks or service marks of Mondaq or the Contributors, or do anything which may be seen to take unfair advantage of the reputation and goodwill of Mondaq or the Contributors, or the Website, Services and/or Content.

Mondaq reserves the right, in its sole discretion, to take any action that it deems necessary and appropriate in the event it considers that there is a breach or threatened breach of the Terms.

Mondaq’s Rights and Obligations

Unless otherwise expressly set out to the contrary, nothing in these Terms shall serve to transfer from Mondaq to you, any Intellectual Property Rights owned by and/or licensed to Mondaq and all rights, title and interest in and to such Intellectual Property Rights will remain exclusively with Mondaq and/or its licensors.

Mondaq shall use its reasonable endeavours to make the Website and Services available to you at all times, but we cannot guarantee an uninterrupted and fault free service.

Mondaq reserves the right to make changes to the services and/or the Website or part thereof, from time to time, and we may add, remove, modify and/or vary any elements of features and functionalities of the Website or the services.

Mondaq also reserves the right from time to time to monitor your Use of the Website and/or services.

Disclaimer

The Content is general information only. It is not intended to constitute legal advice or seek to be the complete and comprehensive statement of the law, nor is it intended to address your specific requirements or provide advice on which reliance should be placed. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers make no representations about the suitability of the information contained in the Content for any purpose. All Content provided "as is" without warranty of any kind. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers hereby exclude and disclaim all representations, warranties or guarantees with regard to the Content, including all implied warranties and conditions of merchantability, fitness for a particular purpose, title and non-infringement. To the maximum extent permitted by law, Mondaq expressly excludes all representations, warranties, obligations, and liabilities arising out of or in connection with all Content. In no event shall Mondaq and/or its respective suppliers be liable for any special, indirect or consequential damages or any damages whatsoever resulting from loss of use, data or profits, whether in an action of contract, negligence or other tortious action, arising out of or in connection with the use of the Content or performance of Mondaq’s Services.

General

Mondaq may alter or amend these Terms by amending them on the Website. By continuing to Use the Services and/or the Website after such amendment, you will be deemed to have accepted any amendment to these Terms.

These Terms shall be governed by and construed in accordance with the laws of England and Wales and you irrevocably submit to the exclusive jurisdiction of the courts of England and Wales to settle any dispute which may arise out of or in connection with these Terms. If you live outside the United Kingdom, English law shall apply only to the extent that English law shall not deprive you of any legal protection accorded in accordance with the law of the place where you are habitually resident ("Local Law"). In the event English law deprives you of any legal protection which is accorded to you under Local Law, then these terms shall be governed by Local Law and any dispute or claim arising out of or in connection with these Terms shall be subject to the non-exclusive jurisdiction of the courts where you are habitually resident.

You may print and keep a copy of these Terms, which form the entire agreement between you and Mondaq and supersede any other communications or advertising in respect of the Service and/or the Website.

No delay in exercising or non-exercise by you and/or Mondaq of any of its rights under or in connection with these Terms shall operate as a waiver or release of each of your or Mondaq’s right. Rather, any such waiver or release must be specifically granted in writing signed by the party granting it.

If any part of these Terms is held unenforceable, that part shall be enforced to the maximum extent permissible so as to give effect to the intent of the parties, and the Terms shall continue in full force and effect.

Mondaq shall not incur any liability to you on account of any loss or damage resulting from any delay or failure to perform all or any part of these Terms if such delay or failure is caused, in whole or in part, by events, occurrences, or causes beyond the control of Mondaq. Such events, occurrences or causes will include, without limitation, acts of God, strikes, lockouts, server and network failure, riots, acts of war, earthquakes, fire and explosions.

By clicking Register you state you have read and agree to our Terms and Conditions