Employeurs sous réglementation fédérale : Nouvelles obligations sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail et nouvelles sanctions administratives pécuniaires

Le gouvernement fédéral a récemment mis en Suvre un certain nombre de modifications législatives et réglementaires visant les lieux de travail sous réglementation fédérale afin de renforcer la protection des droits des employés et d'inciter davantage les employeurs à respecter leurs obligations.

Ces modifications comprennent notamment de nouvelles obligations qui concernent les mesures de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail et de nouvelles sanctions pécuniaires administratives pour non-conformité aux normes de santé et de sécurité et aux normes du travail.

Nouvelles obligations concernant le harcèlement et la violence dans le lieu de travail

Les dernières modifications du Code canadien du travail (le « Code ») et l'instauration du nouveau Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (le « Règlement ») créent un certain nombre d'obligations importantes pour les employeurs relativement à la prévention et à la réponse aux incidents de harcèlement et de violence dans le lieu de travail. Ces obligations, qui ont pris effet le 1er janvier 2021, s'appliquent aux employeurs sous réglementation fédérale et comprennent ce qui suit :

1. Évaluation du lieu de travail

Les employeurs doivent évaluer les facteurs de risque qui contribuent au harcèlement et à la violence dans le lieu de travail et mettre en Suvre des mesures de prévention de ces risques. Leur évaluation doit tenir compte :

  • de la culture, des conditions, des activités et de la structure organisationnelle du lieu de travail;
  • des circonstances externes au lieu de travail susceptibles de donner lieu à du harcèlement et à de la violence dans le lieu de travail (par ex. la violence familiale);
  • de tous les rapports, registres et données en lien avec le harcèlement et la violence dans le lieu de travail;
  • de la conception physique du lieu de travail;
  • des mesures en place pour protéger la santé et la sécurité psychologique dans le lieu de travail.

2. Politique

Les employeurs doivent mettre à la disposition des employés une politique qui décrit la manière de traiter le harcèlement et la violence dans le lieu de travail (la « politique »). La politique doit contenir un certain nombre d'éléments, comme :

  • l'énoncé de mission de l'employeur en lien avec la prévention et la répression du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail;
  • une description des rôles respectifs de l'employeur, de l'employé, du comité compétent, du représentant à la santé et à la sécurité et du destinataire désigné des plaintes;
  • le nom de la personne désignée pour recevoir les plaintes;
  • un résumé de la formation donnée sur le harcèlement et la violence dans le lieu de travail;
  • un résumé du processus de règlement;
  • un résumé des mesures d'urgence;
  • une description des recours à la disposition des personnes impliquées dans un incident ou dans le processus de règlement.

L'évaluation du lieu de travail et la politique doivent être réexaminées et, si nécessaire, mises à jour au moins tous les trois ans et dans d'autres circonstances, comme à la suite de tout changement à un élément de la politique.

3. Mesures d'urgence

Les employeurs doivent élaborer, mettre à la disposition des employés et mettre en Suvre des mesures d'urgence, afin de réagir à un incident qui pose un danger immédiat pour la santé et la sécurité d'un employé ou à la menace d'un tel incident. Ces mesures doivent être examinées et, si nécessaire, mises à jour chaque fois qu'elles sont utilisées.

4. Formation

Les employeurs doivent élaborer une formation et la donner au moins une fois tous les trois ans aux employés, au destinataire désigné de plaintes et au personnel de gestion. Les employés et le personnel de gestion existant doivent d'abord recevoir la formation avant le 1er janvier 2022 et les nouvelles recrues doivent recevoir la formation dans les trois mois de leur embauche. La formation doit être adaptée au lieu de travail et doit comprendre des éléments précis, comme une description de la relation entre le harcèlement et la violence dans le lieu de travail et les motifs de distinction illicite prévus dans la Loi canadienne sur les droits de la personne.

5. Processus de règlement

Diverses méthodes sont à la disposition de l'employeur afin de régler les questions de harcèlement et de violence dans le lieu de travail, comme les règlements négociés, les conciliations et les enquêtes officielles. Le Règlement prescrit des délais, des conditions aux termes desquelles les processus doivent être utilisés et les étapes à suivre une fois que l'avis d'incident a été soumis. Par exemple, les employeurs ont sept jours suivant la date à laquelle l'avis d'incident est donné pour communiquer avec la personne qui soumet l'avis et ils doivent veiller à ce que le processus de règlement soit mené à terme dans l'année suivant la date à laquelle l'avis d'incident est donné.

6. Registres et rapports

Les employeurs doivent conserver des dossiers de santé et de sécurité, comme les registres des avis d'incidents de harcèlement et de violence dans le lieu de travail. Certains documents doivent être conservés pendant une période de 10 ans. Les employeurs doivent présenter un rapport annuel au ministre sur le harcèlement et la violence dans le lieu de travail.

Un certain nombre des obligations énumérées précédemment doivent être exécutées conjointement par l'employeur et le comité d'orientation, le comité local ou le représentant à la santé et à la sécurité (en fonction du nombre d'employés).

Il faut également observer que les anciens employés peuvent déposer des plaintes jusqu'à trois mois après la fin de leur emploi.

Sanctions administratives pour non-conformité aux normes sur la santé et la sécurité et aux normes du travail

Le Règlement sur les sanctions administratives pécuniaires (Code canadien du travail) (le « Règlement SAP ») et les modifications au Code y étant jointes établissent un nouveau système de sanctions administratives pécuniaires pour les employeurs sous réglementation fédérale qui contreviennent aux normes sur la santé et la sécurité ou aux normes du travail du Code et des règlements connexes.

Le système a pris effet le 1er janvier 2021. Les sanctions pécuniaires imposées pour les violations administratives (comme les manquements aux obligations de tenue des registres) seront imposées à compter du 1er janvier 2022, afin de donner le temps aux employeurs d'ajuster certaines de leurs pratiques.

Dans ce cadre, les conséquences de la non-conformité incluent l'imposition de sanctions pécuniaires – qui peuvent atteindre 250 000 $ – et la désignation publique des contrevenants, censée encourager davantage la conformité.

La pénalité imposée correspondra à la somme : (i) du montant de la pénalité de base et (ii) du montant pour antécédents de non-conformité.

  1. Le montant de la pénalité de base est préalablement établi en fonction de la catégorie d'auteur et du type de violation commise.
    Les catégories de contrevenants sont les personnes physiques, les microentreprises, les petites entreprises et les grandes entreprises ou ministères. Les violations sont classées en cinq types (A, B, C, D, E) – dont la gravité augmente dans l'ordre alphabétique – qui vont, par exemple, de violations en lien avec les dispositions administratives (« A ») aux violations qui présentent une menace immédiate pour la vie (« E »).
  2. Le montant pour antécédents de non-conformité s'appliquera si le contrevenant a des antécédents de non-conformité dans les cinq ans précédant la violation et sera égal à deux fois le montant de la pénalité de base.

Comme il a été mentionné précédemment, les renseignements qui concernent les contrevenants avérés peuvent être publiés, notamment :

  • Le nom, la ville et la province de l'employeur responsable de la violation;
  • La nature de la violation;
  • Le montant de la pénalité;
  • L'état d'avancement de la conformité, notamment le fait que l'employeur a payé la pénalité;
  • Les dates des décisions clés, le cas échéant.

Les employeurs sous réglementation fédérale doivent s'assurer de la conformité de leurs pratiques aux nouveaux règlements, y compris – comme il a été mentionné précédemment – repérer les facteurs de risque dans le lieu de travail, examiner leur politique sur le harcèlement et la violence, qui doit comprendre tous les éléments obligatoires, et offrir de la formation à leurs employés sur la prévention et le traitement du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail.

Les autres initiatives du gouvernement qui ciblent les lieux de travail sous réglementation fédérale comprennent un système d'équité salariale proactif visant à réduire les écarts salariaux et de nouvelles obligations de transparence salariale. D'autres billets de blogue portant sur ces enjeux seront publiés prochainement.

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