O coronavírus está trazendo muitos desafios para empresas em todo o mundo, mas oferecer suporte aos funcionários é uma prioridade.

Não há uma só empresa no mundo que não será afetada pelos efeitos do coronavírus. Com os mercados globais cambaleando e os cidadãos confinados às suas casas, as próximas semanas e meses colocarão os planos de continuidade de negócios das empresas à prova como nunca.

Muitos governos estão se movendo rapidamente para introduzir novas medidas a fim de apoiar a economia e suas populações durante estas circunstâncias difíceis. Uma lista de esquemas de suporte de governos pode ser encontrada aqui.

As empresas precisarão adaptar seus sistemas e estruturas para se manter em dia com a legislação em constante mudança. As empresas devem priorizar os interesses de seus funcionários sempre que possível, e questões de RH e Folha de Pagamento devem ser o foco agora.

Garantir que as pessoas sejam pagas corretamente e no tempo certo é crucial para manter a confiança e motivação dos funcionários e pode ser um desafio mesmo em tempos normais. Agora, com o forte choque econômico, empresas de todos os tamanhos estarão sob intensa pressão para não errar.

Leis em evolução

As empresas têm uma obrigação de se manter atualizadas com legislações de emergência assim que elas forem anunciadas, e rapidamente integrá-las às suas políticas. Para empresas multinacionais, isto adiciona um novo nível de complexidade. A comunicação e processo claros são mais importantes que nunca e serão fundamentais para gerenciar a incerteza entre funcionários e terceiros à medida em que a situação evolui.

De uma perspectiva de RH e folha de pagamento, haverá mudanças relacionadas ao subsídio de doença, horas extras – especialmente a licença compassiva.

No Reino Unido, por exemplo, já houve um movimento do governo para financiar o subsídio estatutário de doenças (statutory sick pay, ou SSP) relacionado ao coronavírus para empresas com menos de 250 funcionários. Além disso, o país alterou a legislação para garantir que o SSP seja pago desde o primeiro dia ao invés do quarto dia, como é o caso geralmente. As empresas agora precisam garantir que essa atualização seja refletida em seus sistemas e que a folha de pagamento seja ajustada.

É provável que outros países adotem medidas similares, e no futuro nós podemos observar o SSP sendo estendido para cobrir períodos mais longos.

Impostos sobre folhas de pagamento são outra área onde os países estão implementando legislações para ajudar empresas. Na Austrália, por exemplo, houve isenções de impostos de folha de pagamento passadas em Queensland, Austrália Oriental e Tasmânia. Cada esquema contém especificidades diferentes, tais como o tempo de adiamento e os montantes de folha de pagamento. É imperativo que as empresas prestem muita atenção às novas regras e as apliquem aos seus atuais sistemas de folha de pagamento em cada jurisdição.

Os benefícios de desemprego são outro foco de governos em todo o mundo, à medida em que as empresas estão sendo fechadas por tempo indeterminado. Na Holanda, por exemplo, as empresas que enfrentam uma perda de rotatividade podem solicitar o esquema do governo chamado 'Fundo de Emergência de Ponte de Empregos', que tem como objetivo permitir que as empresas paguem seus funcionários com contratos permanentes e flexíveis. Variações de esquemas de benefícios de desemprego estão sendo adotados em todo o mundo.

O novo normal

Com o bem estar dos funcionários sendo uma prioridade, algumas empresas pode decidir ir além dos requerimentos legais e voluntariamente adotar medidas para aliviar o estresse e peso financeiro sobre seus colaboradores.

Isto também ajudará as empresas a manter uma forte reputação como empregadoras quando a crise acabar. Tais políticas podem incluir licenças remuneradas para permitir que as pessoas cuidem de parentes ou para apoiar o isolamento.

Com as restrições de viagens implementadas e doenças causando mudanças de última hora nos planos, haverá um aumento no número de funcionários querendo cancelar ou alterar suas férias. A flexibilidade em relação ao ajuste de pagamentos e feriados não remunerados é outra área que as empresas podem querer explorar. 

Acomodar isto requererá ajustes a políticas e práticas internas de trablaho para garantir que tudo se mantenha em sincronia.

A política de horas extras e uso de terceiros pode precisar ser reconsiderada, à medida em que funcionários buscam encontrar alternativas no novo normal. Isto terá implicações para folhas de pagamento e impostos tanto a curto quanto a médio prazo.

Lidando com a mudança

Enfrentando uma quantidade assustadora de mudanças, as empresas devem focar em manter uma comunicação clara com os funcionários, incluindo a atualização de manuais. Elas devem garantir que todas as novas políticas sejam consistentes em todas as jurisdições mas que caiam dentro dos limites das regulações locais.

Também há possibilidade de uma falta de funcionários adequados para lidar com as documentações e processamento, assim como atrasos em pagamentos de terceiros. Fluxos de trabalho e processos precisarão ser adaptados antecipadamente. Mitigar os riscos do atraso das folhas de pagamento ou do não pagamento precisa ser uma prioridade. Se quaisquer atrasos forem esperados na folha de pagamento, isto precisa ser destacado de maneira clara e o mais rápido possível.

O primeiro passo é conduzir uma análise do fluxo de trabalho para identificar processos que são crítcos para o pagamento dos funcionários e para o cumprimento das obrigações fiscais. Todos os sistemas podem ser acessados remotamente?

Recursos são uma outra questão que precisa ser considerada. Há backups caso funcionários-chave estejam indisponíveis? As empresas precisam garantir, tanto quanto possível, uma vasta base de conhecimento e evitar que as capacitações sejam centralizadas.

Terceiros e parceiros precisam ser informados sobre quaisquer alterações nas manerias de trabalho ou potencias atrasos no pagamento ou processamento. Eles podem também estabelecer novos fluxos de trabalho e estas mudanças precisam ser refletidas e compartilhadas com as empresas.

Finalmente – e crucialmente – é necessário ter uma comunicação clara com funcionários.

Com ainda mais incerteza à frente, garantir que políticas e sistemas estejam ajustados para apoiar os funcionários e estar atualizado com a legislação em constante evolução em todas as jurisdições onde sua empresa opera deve ser o foco imediato para todos os negócios.

Se você precisar de ajuda para entender qual suporte está disponível para sua empresa, entre em contato com nossos experts.

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