Short News August 17,2023

Ireland - Updated Naturalization Rules: Key Changes and Enhanced Flexibility

The Department of Justice in Ireland has recently implemented significant modifications to the country's naturalization rules. These changes, which came into effect on July 31, 2023, have brought about important adjustments to the citizenship application process and the conditions about periods spent outside of Ireland before submitting a citizenship application.

Notably, the alterations include a new provision allowing applicants up to 100 days of absence in the year preceding their citizenship application, replacing the previous "six-week rule." This change introduces greater flexibility by permitting up to 70 days of absence, with the potential for an additional 30 days under exceptional circumstances. Additionally, the immigration authorities are now enabled to deliver documents electronically, facilitating quicker and more efficient immigration decisions through email or a customer portal.

Cyprus: Recent Amendments to Cyprus Income Tax Law: Changes to 50% Exemption for First-Time Employment

An amending law concerning Article 8(23A) of the Cyprus income tax legislation was recently published, effective retrospectively from January 1, 2022. This modification introduces changes to the eligibility criteria for the 50-percent income tax exemption granted to those undertaking their first employment in Cyprus.

While the amendment extends the required non-Cyprus tax resident period before first employment from 10 to 15 years, it also provides increased flexibility for eligible individuals to switch employers and still claim the exemption. This change is viewed as both a limitation and a positive development, allowing for adjustments in the employment landscape while maintaining certain benefits for those who began their initial employment before 2022.

USA: USCIS Announces Second H-1B Cap Lottery for FY 2024 with 77,600 Additional Selections

On July 31, 2023, the USCIS announced the completion of a second H-1B cap lottery for FY 2024. Selected registrations can file H-1B cap-subject petitions between August 2 and October 31, 2023. This second lottery was conducted due to insufficient petitions in the first round to meet the annual quota of 85,000. Approximately 77,600 additional registrations were chosen in this second lottery.

Employers should check their online accounts to see if new registrations were selected.

Employers with selected registrations are advised to work with immigration counsel for timely and correct filing. It remains uncertain if a third lottery will be held for FY2024.

Kurznachrichten 17, August 2023

Irland: Aktualisierte Einbürgerungsregeln – Wesentliche Änderungen und erhöhte Flexibilität

Das Justizministerium in Irland hat kürzlich bedeutende Änderungen an den Einbürgerungs-regeln vorgenommen. Diese Änderungen sind am 31. Juli 2023 in Kraft getreten. Besonders hervorzuheben ist, dass Antragsteller für die Staatsbürgerschaft nun bis zu 100 Tage Abwesenheit im Jahr vor ihrem Antrag haben dürfen, womit die bisherige "Sechs- Wochen-Regel" abgelöst wird. Diese Änderung bringt eine grössere Flexibilität mit sich, indem sie bis zu 70 Tage Abwesenheit erlaubt - mit der Möglichkeit für weitere 30 Tage bei aussergewöhnlichen Umständen.

Zusätzlich sind die Einwanderungsbehörden jetzt befugt, Dokumente elektronisch zu übermitteln, was schnellere und effizientere Einwand-erungsentscheidungen per E-Mail oder über ein Kundenportal ermöglicht.

Zypern: Neuerungen im zyprischen Einkommensteuergesetz - Anpassungen bei 50%-Steuerbefreiung für Erstbeschäftigung

Kürzlich wurde eine Gesetzesanpassung im Zusammenhang mit Artikel 8(23A) der zypriotischen Einkommensteuergesetzgebung veröffentlicht. Sie tritt rückwirkend per 1. Januar 2022 in Kraft. Diese Veränderung betrifft die Voraussetzungen, die erfüllt werden müssen, um die 50%ige Einkommensteuerbefreiung zu bekommen, die Personen erhalten, die erstmalig in Zypern beschäftigt sind.

Während die Änderung den erforderlichen Zeitraum für Nicht-Steueransässigkeit in Zypern vor der Erstbeschäftigung von 10 auf 15 Jahre verlängert werden, bietet sie im Gegensatz dazu mehr Flexibilität für berechtigte Personen, um den Arbeitgeber zu wechseln und dennoch die Befreiung geltend zu machen. Diese Änderung wird sowohl als Einschränkung als auch als positive Entwicklung betrachtet, da den Arbeitgeberwechsel ermöglicht und bestimmte Vorteile für diejenigen aufrechterhält, die ihre erste Beschäftigung vor 2022 begonnen haben.

USA: USCIS kündigt zweite H-1B Cap Lotterie für das Geschäftsjahr 2024

Am 31. Juli 2023 kündigte die USCIS die Durchführung einer zweiten H-1B Cap Lotterie für das Geschäftsjahr 2024 an. Ausgewählte Personen können die H-1B Petitionen zwischen dem 2. August und dem 31. Oktober 2023 einreichen. Diese zweite Lotterie wurde aufgrund unzureichender Petitionen in der ersten Runde durchgeführt, um die jährliche Quote von 85.000 zu erfüllen. Ungefähr 77.600 zusätzliche Registrierungen wurden in dieser zweiten Lotterie ausgewählt. Arbeitgeber sollten ihre Online-Konten überprüfen, um festzustellen, ob für sie bzw. ihre Mitarbeiter neue Registrierungen ausgewählt wurden.

Arbeitgeber mit ausgewählten Registrierungen wird empfohlen, mit Einwanderungsberatern zusammenzuarbeiten, um die Petitionen rechtzeitig und korrekt einzureichen. Es ist derzeit ungewiss, ob eine dritte Lotterie für das Geschäftsjahr 2024 stattfinden wird.

Best Practice

UK Payroll and P11D Forms - Tax Liability and Solutions

Swiss companies with employees based in the UK have to deal with the UK payroll. This is relatively easy with the support of specialized payroll providers.

In addition to the UK payroll, the so-called P11D forms must also be completed in most cases. These forms record the monetary benefits and fringe benefits received by the employee during the UK tax year, on which the corresponding taxes are paid.

Case study:

A Swiss company has 3 employees in the UK. They are employed by a Swiss company. However, the employment contracts are governed by UK law and the UK payroll is handled with the help of international payroll providers.

Aware of the complexity of the employment, the employment terms and benefits were intentionally kept simple. Employees receive an annual bonus in addition to their monthly salary. The expenses for the foreign home office in the UK have so far been reimbursed by the Swiss company via the regular Swiss expense report.

Question

What needs to be considered in this case concerning P11D forms?

Possible solutions

In the annual review of whether the P11D tax forms need to be prepared at all due to benefits and non-cash salary components not included on the payroll, extensive information is required. For example, it is necessary to find out which benefits are granted by the employer. This includes, for example, company outings or the sporadic use of company cars. In the present case, the employees in the UK can only claim business-related expenses and do not receive any other salary components or fringe benefits apart from their salary and bonus. The preparations for the P11D forms are thus completed relatively quickly.

However, it turned out that the business-related Internet and telephone expenses for the UK home office were not visible on the UK payroll, but were only reimbursed via the Swiss employer's expense portal.

This meant that despite the clear and straightforward compensation structure, P11D forms had to be prepared for employees in the UK and the appropriate taxes paid on these. Annoying, but unavoidable.

To ensure full compliance with UK payroll and tax requirements, business-related internet and telephone expenses will in the future be reimbursed via the UK payroll and no longer via the Swiss expense tool.

This should also avoid P11D filing in the next UK tax year while maintaining the same compensation structure. Whether this can then actually be avoided will again be queried in the following year with an extensive questionnaire on fringe benefits. However, the chances of avoiding P11Ds in the present case are good due to the simple compensation structure.

Best Practice

UK Payroll und P11D-Formulare - Steuerpflicht und Lösungsansätze

Schweizer Unternehmen, die Mitarbeiter mit Arbeitsort in Grossbritannien beschäftigen, müssen sich wohl oder übel auch mit der britischen Payroll auseinandersetzen. Dieses gelingt relativ einfach und unkompliziert mit der Unterstützung spezialisierter Payroll-Provider. Neben der UK-Payroll müssen in den meisten Fällen auch die sogenannten P11D-Formulare ausgefüllt werden. In diesen Formularen werden die geldwerten Vorteile und Gehaltsnebenleistungen erfasst, die der Mitarbeiter im Laufe des britischen Steuerjahres erhalten hat und auf die die entsprechenden Steuern bezahlt werden.

Fallbeispiel:

Ein Schweizer Unternehmen beschäftigt 3 Mitarbeiter in Grossbritannien. Die Anstellung erfolgt über die Schweizer Gesellschaft. Die Arbeitsverträge entsprechend hingegen britischem Recht und die britische Payroll wird mithilfe eines internationalen Payroll-Anbieters abgewickelt.

Da man sich der Komplexität der Anstellung bewusst war, wurden die Anstellungskonditionen und die Benefits bewusst einfach gehalten. Die Mitarbeiter erhalten neben ihrem monatlichen Lohn einen jährlichen Bonus. Die Spesen für das ausländische Homeoffice in Grossbritannien erstattet die Schweizer Firma bisher über die reguläre Schweizer Spesenabrechnung.

Frage

Was muss im vorliegenden Fall in Bezug auf die P11D-Formulare beachtet werden?

Lösungsmöglichkeiten

Bei der jährlichen Prüfung, ob die P11D-Steuerformulare aufgrund von nicht auf der Payroll enthaltenen Benefits und geldwerten Gehaltsbestandteilen überhaupt erstellt werden müssen, werden umfangreiche Angaben benötigt. So muss beispielsweise in Erfahrung gebracht werden, welche Vergünstigungen der Arbeitgeber gewährt. Hierzu zählen beispielsweise auch Firmenausflüge oder die sporadische Nutzung von Firmenfahrzeugen.

Im vorliegenden Fall ist es klar, dass die Mitarbeiter in Grossbritannien ausschliesslich geschäftsbezogene Spesen geltend machen können und neben dem Gehalt sowie dem Bonus keine weiteren Gehaltsbestandteile oder -nebenleistungen erhalten. Die Vorbereitungen für die P11D-Formulare sind damit schnell abgeschlossen.

Allerdings stellte sich heraus, dass die geschäftsbezogenen Internet- und Telefonspesen für das britische Homeoffice nicht auf der britischen Payroll ersichtlich waren, sondern nur über das Spesenportal des Schweizer Arbeitgebers erstattet wurden. Dies bedeutet, dass trotz der klaren und unkomplizierten Vergütungsstruktur die P11D-Formulare für die Mitarbeiter in Grossbritannien, die entsprechenden Steuern hierauf zusätzlich entrichtet werden müssen. Lästig, aber unumgänglich.

Um volle Compliance mit den britischen Payroll- und Steueranforderungen zu gewährleisten, werden die geschäftsbezogenen Internet- und Telefonspesen zukünftig über die britische Payroll erstattet und nicht mehr über das Schweizer Spesen-Tool.

Damit dürfte bei gleichbleibender Vergütungsstruktur auch die P11D-Erstellung im nächsten britischen Steuerjahr vermieden werden. Ob dieses dann tatsächlich vermieden werden kann, wird im Folgejahr wieder mit einem umfangreichen Fragebogen zu den Gehaltsnebenleistungen abgefragt werden müssen. Die Chancen, im vorliegenden Fall die P11Ds zu vermeiden, sieht aufgrund der einfachen Vergütungsstruktur gut aus.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.